- Benötigt Belgien für die Einführung der Verpflichtung eine Ermächtigung von Europa?
- Ist die elektronische Rechnungsstellung in Belgien verpflichtend? Für welche B2B-Umsätze gilt die Verpflichtung nicht? Ist die elektronische Rechnungsstellung auch verpflichtend, wenn ich nur für Privatpersonen arbeite? Ab wann ist die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend? Wie wird festgestellt, ob ein Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist? Ist die elektronische Rechnungsstellung auch Pflicht, wenn ich die Befreiungsregelung für Kleinunternehmen anwende? Ist die elektronische Rechnungsstellung auch für Landwirte, die unter die Sonderregelung für Landwirte fallen, Pflicht? Ist die elektronische Rechnungsstellung auch für nicht in Belgien ansässige Mehrwertsteuerpflichtige ohne feste Niederlassung Pflicht?
- Wie kann ich mein Unternehmen auf die elektronische Rechnungsstellung vorbereiten?
- Welche Software benötige ich für die elektronische Rechnungsstellung?
- Sind Kosten mit der Verwendung elektronischer Rechnungen verbunden? Gibt es Steueranreize für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung?
- Kann ich die elektronische Rechnungsstellung auch außerhalb Belgiens anwenden (international)?
- Was muss ich tun, wenn mein Lieferant am 1. Januar 2026 nicht bereit ist?
- Was muss ich tun, wenn mein Kunde am 1. Januar 2026 nicht bereit ist, Rechnungen über Peppol zu empfangen?
- Kann ich Hermes nutzen, um elektronische Rechnungen an alle meine Kunden zu senden?
- Kann ich strukturierte elektronische Rechnungen verwenden, auch wenn diese nicht verpflichtend sind?
- Ist Self-Billing erlaubt?
- Können elektronische Rechnungen und Papierrechnungen nebeneinander bestehen?
- Kann ich dazu verpflichtet werden, die Rechnung im PDF-Format beizufügen?
- Die Liste der Softwarelösungen ist sehr lang. Kann die Verwaltung selbst Kleinunternehmen eine kostenlose Softwarelösung anbieten? Können Sie die Art der Software zu der Liste hinzufügen? Können Sie den Preis zu der Liste hinzufügen? Kann die Verwaltung die Liste für Kleinunternehmen auf eine geringere Anzahl von Optionen reduzieren?
- Ab wann ist die elektronische Rechnungsstellung Pflicht?
- Muss ich meine Kunden um eine Peppol-ID bitten?
- Kann eine strukturierte elektronische Rechnung allein ausreichen, ohne dass ein Kassenzettel aus einem Registrierkassensystem ausgestellt wird?
- Muss die PDF-Rechnung, die vom Versender mitgesendet oder vom Empfänger erstellt wird, aufbewahrt werden?
- Kann ich verpflichtet werden, meine Rechnungen über ein Portal des Kunden einzureichen?
- Kann ich Anlagen über einen anderen Kanal (z. B. per E-Mail) übermitteln?
- Warum müssen Anlagen über denselben Kanal gesendet werden?
- Kann ich Anlagen in der Universal Business Language (UBL) versenden?
- Was passiert, wenn ich Anlagen trotzdem separat versende?
1. Benötigt Belgien für die Einführung der Verpflichtung eine Ermächtigung von Europa?
Am 6. Oktober 2023 sendete Belgien gemäß Artikel 395 der Richtlinie 2006/112/EG einen Antrag an die Europäische Kommission, um vom Rat ermächtigt zu werden, von der MwSt.-Richtlinie abzuweichen. Inzwischen wurde auf europäischer Ebene eine Einigung über das ViDA-Paket (VAT in the Digital Age), d. h. MwSt. im digitalen Zeitalter, erzielt, das nach der politischen Einigung über den Text vom 5. November 2024 in seiner definitiven Fassung am 11. März 2025 auf europäischer Ebene angenommen wurde.
Folglich müssen die Mitgliedstaaten nicht mehr ermächtigt werden, um eine Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung einzuführen (dies gilt mit sofortiger Wirkung).
Auf diese Fragen wird in dem folgenden Artikel eingegangen: Für wen wird die elektronische Rechnungsstellung verpflichtend?– E-Rechnung
3. Wie kann ich mein Unternehmen auf die elektronische Rechnungsstellung vorbereiten?
Die Unternehmen müssen ihre aktuellen Rechnungsstellungs- und Buchhaltungssysteme bewerten und diese gegebenenfalls anpassen, um strukturierte elektronische Rechnungen senden und empfangen zu können. Es wird empfohlen, Ihren Softwareanbieter zu kontaktieren, um zu überprüfen, ob Ihre aktuellen Systeme mit der elektronischen Rechnungsstellung über das Peppol-Netzwerk kompatibel sind.
Eine ausführlichere Antwort auf diese Frage erhalten Sie in den folgenden Artikeln (je nach Situation):
- Ein externer Buchprüfer erstellt meine Rechnungen.Wie bereiten Sie sich auf die elektronische Rechnungsstellung vor? E-Rechnung
- Ich erstelle meine Rechnungen in Word/Excel.Wie bereiten Sie sich auf die elektronische Rechnungsstellung vor?– E-Rechnung
- Ich verwende ein ERP-System.Wie bereiten Sie sich auf die elektronische Rechnungsstellung vor?– E-Rechnung
- Ich verwende ein externes Rechnungsprogramm.Wie bereiten Sie sich auf die elektronische Rechnungsstellung vor?– E-Rechnung
- Allgemeiner Artikel: Was benötige ich für die elektronische Rechnungsstellung?– E-Rechnung
4. Welche Software benötige ich für die elektronische Rechnungsstellung?
Um elektronische Rechnungen senden, empfangen und verarbeiten zu können, benötigen Sie eine Software, die mit dem Peppol-Netzwerk verbunden ist.
Weitere Informationen finden Sie in dem folgenden Artikel: Softwarelösungen für das Senden, Empfangen und Verarbeiten von elektronischen Rechnungen – E-Rechnung
Auf diese Fragen wird in dem folgenden Artikel eingegangen: Steueranreize für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung – E-Rechnung
6. Kann ich die elektronische Rechnungsstellung auch außerhalb Belgiens anwenden (international)?
Diese Frage wird in dem folgenden Artikel beantwortet: Kann ich E-Invoicing auch außerhalb Belgiens anwenden?– E-Rechnung.
7. Was muss ich tun, wenn mein Lieferant am 1. Januar 2026 nicht bereit ist?
Wenn Ihr Lieferant nicht bereit ist, haben Sie grundsätzlich das Recht, die Rechnung abzulehnen. Aus geschäftlicher Sicht ist dies jedoch nicht immer einfach. Fragen Sie Ihren Lieferanten, ob er die Vorschriften einhalten wird. Dem Lieferant droht eine Strafe. Der Kunde behält in diesem Fall das Recht auf Vorsteuerabzug auf der Grundlage der Rechnung, die auf alternative Weise (z. B. in Form einer PDF-Datei oder auf Papier) ausgestellt wurde. Wenn die Rechnungsstellung elektronisch erfolgt, muss der Kunde damit einverstanden sein. Es muss eine Einigung über eine sichere Alternative erzielt werden.
Wenn Ihr Kunde nicht bereit ist, Rechnungen über Peppol zu erhalten, können Sie als Versender eine andere Übertragungsart wählen. Wenn die Rechnungsstellung elektronisch erfolgt, muss der Kunde damit einverstanden sein. Es muss eine Einigung über eine sichere Alternative erzielt werden. Rechnungen, die auf anderem Wege übermittelt werden, sind rechtsgültig und der Versender kommt somit seiner gesetzlichen Verpflichtung zur Rechnungsstellung nach. Sobald das System des Kunden einsatzbereit ist, müssen die Lieferer keine strukturierte elektronische Rechnungen rückwirkend senden.
9. Kann ich Hermes nutzen, um elektronische Rechnungen an alle meine Kunden zu senden?
Die Hermes -Lösung wurde am 17. Dezember 2025 außer Betrieb genommen.
Es ist also nicht mehr möglich, Dokumente über Hermes zu senden oder zu erhalten.
Suchen Sie immer noch nach einer Softwarelösung? Sehen Sie sich den Artikel Softwarelösungen für das Senden, Empfangen und Verarbeiten von elektronischen Rechnungen an.
Jedem steht frei, freiwillig strukturierte elektronische Rechnungen zu verwenden, auch in Situationen, in denen diese nicht gesetzlich verpflichtend sind. Da es dann keine Verpflichtung für diesen Umsatz gibt, ist Ihr Kunde nicht verpflichtet, eine strukturierte elektronische Rechnung für diesen Umsatz empfangen zu können. Dies wird also nur dann möglich sein, wenn beide Parteien mit dieser Arbeitsweise einverstanden sind und der Kunde einverstanden ist, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen.
Beachten Sie, dass das Peppol-Netzwerk eine Veröffentlichung der registrierten Rechnungsempfänger vorsieht und dass die Regeln dieses Netzwerks implizieren, dass diese Veröffentlichung als Zustimmung gilt, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen. Die meisten Rechnungsstellungsprogramme verwenden diese Informationen für eine dynamische „Erkennung“ dieser neuen Empfänger. Über Peppol Directory können Sie auch selbst überprüfen (siehe auch die Fragen „Was ist eine Peppol-ID“ und „Kann ich als Unternehmer überprüfen, welche Kunden und Lieferanten mit Peppol verbunden sind?“), welche Ihrer Kunden, einschließlich der internationalen Kunden, bereit und willens sind, strukturierte elektronische Rechnungen sicher zu empfangen.
Die Regeln bleiben diesbezüglich unverändert: Self-Billing bleibt erlaubt, sofern:
- eine vorherige Einigung zwischen den beiden Parteien besteht und
- jede Rechnung Gegenstand eines Verfahrens zur Akzeptierung durch den Steuerpflichtigen ist, der die Lieferung des Gutes bewirkt oder die Dienstleistung erbringt.
Self-Billing ist über Peppol möglich.
12. Können elektronische Rechnungen und Papierrechnungen nebeneinander bestehen?
Bis zum 31. Dezember 2025 können Sie sowohl elektronische Rechnungen (wenn der Empfänger einverstanden ist) als auch Papierrechnungen verwenden. Ab dem 1. Januar 2026 ist die strukturierte elektronische Rechnung für Umsätze zwischen belgischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen (B2B) verpflichtend. Wenn Sie möchten, können Sie Ihrem Kunden auch eine PDF- oder Papierversion der Rechnung senden, aber die strukturierte elektronische Rechnung ist die einzige gesetzlich vorgeschriebene Rechnung.
13. Kann ich dazu verpflichtet werden, die Rechnung im PDF-Format beizufügen?
Nein. Der Empfänger darf die Rechnung nicht ablehnen, weil sie nicht im PDF-Format beigefügt ist. Man kann Sie also nicht dazu zwingen.
Auf diese Fragen wird in dem folgenden Artikel eingegangen: Die Liste der Lösungen ist lang. Ich weiß nicht, wo ich anfangen soll. Kann die öffentliche Behörde nicht eine kostenlose Lösung für Kleinunternehmen anbieten? – E-Rechnung
15. Ab wann ist die elektronische Rechnungsstellung Pflicht?
Ab dem 1. Januar 2026 muss jede Rechnung, die in den Anwendungsbereich der Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung fällt und ab dem 1. Januar 2026 erstellt, ausgestellt oder versandt wird, die Form einer strukturierten elektronischen Rechnung haben (gemäß Artikel 53 § 2bis (neu) des MwSt.-Gesetzbuches). Es spielt dabei keine Rolle, ob die Umsätze, auf die sich die Rechnung bezieht, vor oder nach dem 1. Januar 2026 bewirkt wurden.
16. Muss ich meine Kunden um eine Peppol-ID bitten?
Nein. Das wird im Artikel „Was ist eine Peppol-ID?“ erläutert.
Nein. Wenn der Kunde eine steuerpflichtige oder nichtsteuerpflichtige juristische Person ist, muss zusätzlich zum Kassenzettel aus einem Registrierkassensystem immer eine Rechnung ausgestellt werden. Die Verpflichtung zur Ausstellung strukturierter elektronischer Rechnungen ab dem 1. Januar 2026 ändert nichts an diesem Grundsatz.
Die Vorschriften bezüglich der Aufbewahrung von elektronischen Rechnungen haben sich nicht geändert. Daher muss der Empfänger die strukturierte elektronische Rechnung während der gesamten Aufbewahrungsfrist aufbewahren. Darüber hinaus muss die Lesbarkeit einer Rechnung während der gesamten Aufbewahrungsfrist gewährleistet werden. In der Praxis geschieht dies in der Regel über eine PDF-Datei oder einen Viewer (eine gesicherte Umgebung, in der Rechnungen in einem lesbaren Format eingesehen werden können). Dies ist weiterhin bei einer Steuerprüfung und auch gegenüber anderen Parteien erforderlich, bei denen die Vorlage einer Rechnung verfahrensmäßig notwendig sein kann (Gerichte, Banken, Versicherungen, Gemeinden, Provinzen, Regionen usw.). Handelt es sich bei der lesbaren Form um eine PDF-Datei, so muss die Integrität des Inhalts gewährleistet sein. Das heißt, dass der vorgeschriebene Inhalt der elektronischen Rechnung nicht geändert werden darf.
19. Kann ich verpflichtet werden, meine Rechnungen über ein Portal des Kunden einzureichen?
Nein, nicht ohne Ihre Zustimmung. Seit dem 1. Januar 2026 müssen strukturierte elektronische Rechnungen im Prinzip über das Peppol-Netzwerk ausgetauscht werden. Ein Kunde kann nicht einseitig vorschreiben, dass Sie eine Rechnung ausschließlich über sein eigenes Portal einreichen, es sei denn, Sie stimmen dem ausdrücklich zu. Dadurch wird verhindert, dass Anbieter mit zusätzlichen Kosten oder komplexen Prozessen konfrontiert werden. Vermeiden Sie implizite Absprachen: Ohne eine ausdrückliche schriftliche Zustimmung kann ein Kunde Sie nicht dazu verpflichten.
Nein. Alle Anlagen einer Rechnung müssen über denselben Kanal gesendet werden. Es ist nicht zulässig, Anlagen über einen separaten Kanal (z. B. per E-Mail) zu übermitteln. Die europäische Norm (die für Peppol gilt) erlaubt derzeit folgende Dateierweiterungen: pdf, png, jpg, csv, xlsx und ods. Die Erweiterung xml ist noch nicht in dieser Liste enthalten, wird jedoch in der überarbeiteten Fassung der EN 16931 aufgenommen. Wenn die Parteien sich einig sind, kann xml bereits jetzt als Dateierweiterung verwendet werden.
21. Warum müssen Anlagen über denselben Kanal gesendet werden?
Weil Anlagen, die die Rechnung ergänzen, rechtlich gesehen Teil der Rechnung selbst sind. Daher müssen sie zusammen mit der Rechnung übermittelt werden.
22. Kann ich Anlagen in der Universal Business Language (UBL) versenden?
Ja. Mit der UBL-Rechnung können Anlagen direkt mitgesendet werden. Dies ist die korrekte und gesetzlich vorgeschriebene Art und Weise, zusätzliche Dokumente zu übermitteln. Die Anlage kann entweder ist die Anlage in die UBL-Rechnung selbst eingebettet oder über einen externen Link versendet werden (z. B. wenn die Anlage zu groß ist).
23. Was passiert, wenn ich Anlagen trotzdem separat versende?
Anlagen, die über einen anderen Kanal gesendet werden:
- verursachen eine Verzögerung der Bearbeitung,
- bergen das Risiko von Unstimmigkeiten oder unvollständigen Akten,
- sind rechtswidrig, da Anlagen, die die Rechnung ergänzen, integraler Bestandteil dieser Rechnung sind.