- Was ist Peppol?
- Wie funktioniert Peppol?
- Was ist ein Peppol-Dienstleister?
- Was ist eine Peppol-ID?
- Wie kann ich mein Unternehmen bei Peppol registrieren?
- Kann ich als Unternehmer überprüfen, welche Kunden und Lieferanten mit Peppol verbunden sind?
- Konsultiert die Verwaltung die Unternehmen bei der praktischen Umsetzung? Was ist die Business Expert Group für E-Invoicing?
- Überwacht die Verwaltung die korrekte Verwendung von Peppol? Gibt es eine belgische Peppol-Behörde (PA)?
Weitere Informationen über Peppol finden Sie auf der Website des FÖD BOSA.
Peppol ist ein Rahmenwerk von Vereinbarungen und ein offenes Netzwerk, das sicherstellt, dass Systeme strukturierte Dokumente (wie die elektronische Rechnung) problemlos untereinander austauschen können. Die Teilnehmer des Netzwerks müssen mindestens den Dokumenttyp „Peppol-BIS“ empfangen können. Peppol-BIS ist eine Anwendung der Norm EN16931.
Die Funktionsweise von Peppol ist vergleichbar mit der eines Telekommunikationsnetzes. Sie können Dokumente direkt an jede mit dem Netzwerk verbundene Person über zertifizierte Dienstleistungserbringer (Peppol-Dienstleister) senden und von diesen empfangen.
3. Was ist ein Peppol-Dienstleister?
Ein Peppol-Dienstleister verbindet Unternehmen und Verwaltungen mit dem Peppol-Netzwerk (deshalb werden sie manchmal auch „Access Points“ genannt).
Er ermöglicht einen sicheren, schnellen und fehlerfreien Austausch von standardisierten elektronischen Dokumenten, wie elektronische Rechnungen, in großem Umfang. Die Hauptaufgaben eines Peppol-Dienstleisters bestehen darin:
- die Kompatibilität zu gewährleisten: Verwendung offener Standards, wie UBL, um eine reibungslose Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen zu ermöglichen,
- die Daten zu schützen: Verschlüsselung der Kommunikation, damit die Dokumente vor unbefugtem Zugang geschützt sind,
- die Prozesse zu optimieren: automatisierte Verarbeitung von Dokumenten, wodurch Fehler durch manuelle Eingabe verringert werden und die Effizienz gesteigert wird.
Bei der Peppol-ID handelt es sich um die Nummer, mit der Sie im Peppol-Netzwerk identifiziert werden. Sie funktioniert ähnlich wie eine Telefonnummer in einem Telekommunikationsnetz. In Belgien gilt, dass ein Unternehmen zumindest mit der Unternehmensnummer (der Zentralen Datenbank der Unternehmen, scheme-ID 0208) registriert werden muss. Die Dienstleister sind vertraglich dazu verpflichtet. Das in den Peppol Authority Specific Requirements festgelegt. Eine Verweigerung kann zum Entzug der Zertifizierung führen. So vermeiden Sie, dass Sie alle Ihre Kunden manuell nach ihrer Peppol-ID fragen müssen. Als Lieferer wissen Sie, dass Sie standardmäßig an die Unternehmensnummer ausstellen können. Stellen Sie sicher, dass die Software die „Peppol-first“-Strategie anwendet. Dies bedeutet konkret, dass das System automatisch den Versand über Peppol bevorzugt, wenn Ihr Handelspartner mit Peppol verbunden ist (Quelle). Weitere Informationen hierzu finden Sie auf der Website des FÖD BOSA. Andere Peppol-IDs (MwSt.-Nummer, IBAN, GLN, DUNS usw.) können zusätzlich und auf freiwilliger Basis verwendet werden, solange die beteiligten Parteien dies untereinander vereinbaren.
5. Wie kann ich mein Unternehmen bei Peppol registrieren?
Sie können sich nicht direkt bei Peppol registrieren. Dies ist nur über einen zugelassenen Peppol-Dienstleister möglich. In der Praxis geschieht dies in der Regel über Softwarelösungen für Endnutzer, die mit dem Peppol-Netzwerk verbunden sind. Die Liste der konformen Softwareanwendungen finden Sie auf dieser Webseite. In manchen Fällen lässt Ihnen Ihr Softwareanbieter die freie Wahl und Sie dürfen den Access Point selbst wählen, um sich mit dem Peppol-Netzwerk zu verbinden. In diesem Fall können Sie sich an einen zertifizierten Dienstleistungserbringer wenden.
6. Kann ich als Unternehmer überprüfen, welche Kunden und Lieferanten mit Peppol verbunden sind?
Über Peppol Directory können Sie eine Suche nach Name und Unternehmensnummer durchführen, um die Unternehmen zu finden, die Dokumente (wie Rechnungen) über das Peppol-Netzwerk empfangen können. Um eine Suche anhand der Unternehmensnummer durchzuführen, geben Sie „0208:[ZDU-Nr.]“ ein (Bsp.: „0208:0308357159“ (Registrierung des FÖD Finanzen)). Dieses Tool gibt jedoch keine Auskunft darüber, ob die Organisation auch Dokumente über das Peppol-Netzwerk senden kann.
Auf diese Fragen wird in dem folgenden Artikel eingegangen: Business Expert Group:Informationsstelle – E-Rechnung Dort finden Sie ausführliche Beispiele zu bestimmten Szenarios.
Jedes Land, das sich für Peppol entscheidet, bestimmt eine Peppol-Behörde (Peppol Authority, PA). Diese Behörde ist verantwortlich für die Förderung, die Verbreitung und die korrekte Verwendung von Peppol. Die Peppol-Behörde spielt also eine maßgebliche und konkrete Rolle. Für Belgien übernimmt der FÖD BOSA diese Aufgabe seit dem 1. Januar 2016. Weitere Informationen finden Sie unter peppol.be.