Disclaimer: Diese Fragen sind in erster Linie für Softwareentwickler und Finanzexperten bestimmt und nicht für Endnutzer (Unternehmen, insbesondere KMU und Einzelunternehmen).
- Was geschieht, wenn der Kunde nur das neue Format akzeptiert, obwohl der Übergangszeitraum noch nicht vorbei ist (zum Beispiel bei einer neuen Version von Peppol-BIS)?
- Wie kann mein Unternehmen ein Peppol-Dienstleister werden?
- Was ist mit den spezifischen Anforderungen der öffentlichen Behörden (Bsp.: Drittzahlerregelung)?
- Stellen Duplikate von Rechnungen ein Problem für Peppol dar?
- Werden Gutschriften auch über Peppol gesendet?
- Werden Anlagen zu Rechnungen auch im XML-Format über Peppol gesendet?
- Können verschiedene Tax Category Codes auf ein und derselben Rechnung angegeben werden?
- Kann der Tax Category Code „O“ mit dem Code „E“ auf derselben Rechnung kombiniert werden?
- Die Liste der Steuerbefreiungscodes (VATEX) ist nicht vollständig. Welchen Code muss ich verwenden, wenn eine Steuerbefreiung nicht in der Liste aufgeführt ist?
- Können auf derselben Rechnung verschiedene „Befreiungsgründe“ für mehrere Zeilen der Rechnung mit dem Tax Category Code „E“ angegeben werden?
- Können die Textbausteine für MwSt.-Klauseln (Bsp.: Umkehrung der Steuerschuldnerschaft), die gemäß der belgischen MwSt.-Gesetzgebung zwingend auf Rechnungen anzugeben sind, auch auf einer Peppol-Rechnung angebracht werden?
- Was geschieht, wenn verschiedene Bestellungen auf einer einzigen Peppol-Rechnung angegeben werden müssen?
- Können verschiedene Währungen auf einer Rechnung angegeben werden?
- In welches Feld müssen die Angaben „Register der juristischen Personen“ (RJP), die Rechtsform und „in Liquidation“ eingetragen werden?
- Wie kann ich einen Teil der Kosten, die in erhaltenen privaten Rechnungen aufgeführt sind, als Werbungskosten angeben? Wann kann ich das Recht auf Vorsteuerabzug der MwSt., die auf meinen eingehenden Rechnungen angegeben ist, ausüben?
- Kann ich noch zusammenfassende Rechnungen senden?
- Kann das Datum des Steuertatbestands für jede Lieferung oder Dienstleistung übernommen werden?
- Darf ich noch vereinfachte Rechnungen versenden (Artikel 13 K.E. 1 )?
- Kann ich eine Rechnung in mehreren Sprachen ausstellen?
- Was ist eine Erweiterung?
- Wo muss ich den Fiskalvertreter des Käufers vermerken?
- Wie funktioniert das Self-billing über Peppol?
- Muss eine Gutschrift im Jahr 2026, die sich auf eine Rechnung aus dem Jahr 2025 bezieht, als strukturierte elektronische Rechnung ausgestellt werden?
- Besteht für mich als Empfänger das Risiko, mein Recht auf Vorsteuerabzug zu verlieren, wenn ich nicht über eine strukturierte elektronische Rechnung verfüge?
- Was ist mit den Fiskalvertretern?
- Welche Sanktionen können auferlegt werden, wenn die Vorschriften nicht erfüllt werden?
Die zertifizierten Dienstleistungserbringer wissen, dass es immer einen Übergangszeitraum gibt, der eingehalten werden muss. Wenn Sie glauben, einen solchen Verstoß festgestellt zu haben, setzen Sie die belgische Peppol-Behörde davon in Kenntnis, indem Sie eine E-Mail senden an peppol@bosa.fgov.be.
2. Wie kann mein Unternehmen ein Peppol-Dienstleister werden?
Diese Frage wird auf der Website unserer nationalen Peppol-Behörde FÖD BOSA beantwortet: peppol.be.
3. Was ist mit den spezifischen Anforderungen der öffentlichen Behörden (Bsp.: Drittzahlerregelung)?
Wenn eine Rechnung auch an einen Dritten gesendet werden muss, muss dies manuell geschehen. In Zukunft sollte dies grundsätzlich über Peppol automatisiert werden können. Dies wird auf der Website des FÖD BOSA genauer erläutert.
4. Stellen Duplikate von Rechnungen ein Problem für Peppol dar?
Peppol kann nicht erkennen, ob es sich bei einer Rechnung um ein Duplikat der Originalrechnung handelt oder nicht. Aus steuerlicher Sicht ist am wichtigsten, dass ein und dieselbe Rechnung nicht zweimal gebucht und angegeben werden kann. In einer digitalisierten Welt können Duplikate anhand von Rechnungsinformationen (Nummer, Datum, Inhalt, Identität der Parteien) automatisch erkannt werden. Idealerweise sollte das Erkennen von Duplikaten eine Funktion im Buchhaltungssystem sein.
5. Werden Gutschriften auch über Peppol gesendet?
Ja. Jedes Dokument, das die ursprüngliche strukturierte elektronische Rechnung ändert und sich spezifisch und eindeutig darauf bezieht, gilt als strukturierte elektronische Rechnung und wird im selben Format wie die ursprüngliche Rechnung ausgestellt. Gutschriften und Lastschriften müssen also auch über Peppol gesendet werden.
6. Werden Anlagen zu Rechnungen auch im XML-Format über Peppol gesendet?
Die europäische Norm (der Peppol folgt) erlaubt aktuell die folgenden Dateierweiterungen: pdf, png, jpg, csv, xlsx, ods. Das XML-Format ist noch nicht in dieser Liste enthalten, wird aber in der überarbeiteten Version von EN16931 hinzugefügt. Wenn die Parteien einverstanden sind, kann das XML-Format ab sofort als Dateierweiterung verwendet werden.
7. Können verschiedene Tax Category Codes auf ein und derselben Rechnung angegeben werden?
Ja, Peppol erlaubt mehrere Codes auf ein und derselben Rechnung.
Derzeit erlaubt die europäische Norm (die Peppol anwendet) nicht, die Codes „O“ (außerhalb des Anwendungsbereichs der MwSt.) und andere Codes (zum Beispiel „E“ [befreiter Umsatz] oder „S“ [Standardtarif]) zu kombinieren. Die europäische Norm geht davon aus, dass dafür getrennte Rechnungen erstellt werden. Da sich dies jedoch mit der Überarbeitung der europäischen Norm (EN16931) ändern wird, ist es vorübergehend und ausnahmsweise erlaubt, die Kategorie „E“ für Umsätze zu verwenden, die nicht in den Anwendungsbereich fallen, indem in dem freien Textfeld der Befreiung (business term 120: cbc:TaxExemptionReason) angegeben wird, dass diese Zeile nicht in den Anwendungsbereich fällt. Dies gilt in allen Fällen, in denen Umsätze, die nicht in den Anwendungsbereich der MwSt. fallen, zusammen mit Umsätzen, die in den Anwendungsbereich der MwSt. fallen, auf derselben Rechnung angegeben werden müssen.
Die Überarbeitung der VATEX-Codes und die Aufnahme der für Belgien spezifischen Steuerbefreiungen in diese Liste sind Gegenstand von Verhandlungen auf Ebene der Europäischen Union. In der Zwischenzeit können Sie die anwendbare Steuerbefreiung in dem freien Textfeld der Befreiung angeben (business term 120: cbc:TaxExemptionReason).
Derzeit schreibt die europäische Norm ausdrücklich vor, dass, wenn mehrere Güter oder Dienstleistungen von der MwSt. befreit sind („Exempt“), alle Zeilen der Rechnung denselben Befreiungsgrund aufweisen müssen. Die europäische Norm geht davon aus, dass dafür getrennte Rechnungen erstellt werden. Da sich dies jedoch mit der Überarbeitung der europäischen Norm (EN16931) ändern wird, ist es vorübergehend und ausnahmsweise erlaubt, die verschiedenen Befreiungsgründe auf Höhe der Rechnungszeile in business term 154: cbc.Description anzugeben. In dem freien Textfeld der Befreiung (business term 120: cbc:TaxExemptionReason) können Sie einfach „von der MwSt. befreit“ angeben.
Solche Textbausteine für MwSt.-Klauseln müssen auf der Peppol-Rechnung als Kommentar angegeben werden:
- ein allgemeiner Kommentar auf Rechnungsebene (business term 22: cbc:Note),
- ein Kommentar auf Zeilenebene (business term 120: cbc:TaxExemptionReason).
Die europäische Norm erlaubt dies derzeit nicht. Die europäische Norm geht davon aus, dass für jede Bestellung eine separate Rechnung erstellt wird. Dies wird sich mit der (für 2025 vorgesehenen) Überarbeitung der Norm EN16931 ändern. Die Business Expert Group (BEG) hat eine vorübergehende Lösung entwickelt, mit der mehrere Aufträge auf einer einzigen Peppol-Rechnung aufgeführt werden können.
13. Können verschiedene Währungen auf einer Rechnung angegeben werden?
Ja, doch der Gesamtbetrag der MwSt. muss in der Landeswährung ausgedrückt werden (siehe Artikel 5 § 1 Nr. 9 des Königlichen Erlasses Nr. 1). Die „Business Expert Group für E-Invoicing“ (BEG) veranschaulicht dieses Szenario anhand mehrerer Beispiele. Weitere Informationen hierzu finden Sie auf der Seite der BEG.
Diese vom Gesetzbuch der Gesellschaften und Vereinigungen (Artikel 2:20 GesVerGB) vorgeschriebenen Angaben werden vorzugsweise unter business term 33: cbc:CompanyLegalForm angegeben.
Möchten Sie einen Teil der Kosten, die in privaten Rechnungen (B2C) aufgeführt sind, die Sie erhalten (z. B.: Gas, Strom, Wasser usw.), als Werbungskosten angeben? Dann können Sie dies sowohl aufgrund erhaltener Papierrechnungen als auch elektronischer Rechnungen tun. Diese Rechnungen fallen nämlich nicht unter die neue Verpflichtung, strukturierte elektronische Rechnungen zu senden und zu empfangen.
Für die Ausübung des Rechts auf Vorsteuerabzug der MwSt., die auf Ihren eingehenden Rechnungen angegeben ist, müssen Sie eine ordnungsgemäße B2B-Rechnung besitzen (siehe Artikel 3 § 1 Nr. 1 des Königlichen Erlasses Nr. 3 vom 10.12.1969).
16. Kann ich noch zusammenfassende Rechnungen senden?
Ja. Dies muss auch (mindestens) über das Peppol-BIS-Format erfolgen.
17. Kann das Datum des Steuertatbestands für jede Lieferung oder Dienstleistung übernommen werden?
Sofern dieses Datum vom Ausstellungsdatum der Rechnung abweicht, muss das Datum des Steuertatbestands auf Ebene der Rechnung (business term 72: cbc:ActualDeliveryDate) oder auf Ebene der Zeile (business term 134+135: cbc:StartDate und cbc:EndDate) angegeben werden. Im Rahmen der Überarbeitung der europäischen Norm (EN16931) wird es möglich sein, ein abweichendes „ActualDeliveryDate“ auf Ebene der Zeile anzugeben.
18. Darf ich noch vereinfachte Rechnungen versenden (Artikel 13 K.E. 1 )?
Ja. Es muss (mindestens) das Peppol-BIS-Format verwendet werden.
19. Kann ich eine Rechnung in mehreren Sprachen ausstellen?
Gemäß der Norm EN16931 ist es zum Beispiel nicht zulässig, den Namen des Produktes (BT 153: cac:Item/cbc:Name) in zwei Sprachen (unter Verwendung des Attributs „languageID“) anzugeben. Da die Mehrsprachigkeit sämtliche Pflichtangaben auf einer Rechnung betrifft, wird auch die Komplexität für alle Beteiligten erhöht. Es gibt keine Vereinbarung zur Reglementierung dieses Punktes in der Kernrechnung („core invoice“) der europäischen Norm, aber das Thema ist Bestandteil der Diskussionen über die Verwendung von Erweiterungen.
Unternehmen können die Verwendung von Erweiterungen (erweiterte Spezifikationen der europäischen Norm) vereinbaren, um spezifischen betrieblichen Anforderungen gerecht zu werden, die nicht Teil der Kernrechnung („core invoice“) der europäischen Norm sind. Um zu verhindern, dass jeder Mitgliedstaat und jede Branche seine/ihre eigene Erweiterung entwickelt, laufen derzeit Verhandlungen auf europäischer Ebene mit dem Ziel einer Harmonisierung auf EU-Ebene.
21. Wo muss ich den Fiskalvertreter des Käufers vermerken?
Für die Daten des Fiskalvertreters des Kunden ist in der europäischen Norm kein separates Feld vorgesehen. Sie können die Daten des individuellen oder globalen Fiskalvertreters über business term 22: cbc:Note hinzufügen.
22. Wie funktioniert das Self-billing über Peppol?
Peppol stellt einen separaten Dokumenttyp (Self-billing-Rechnung/Self-billing-Gutschrift) bereit, den der Empfänger in Peppol registrieren muss.
Jedes Dokument,
- durch das Änderungen an der ursprünglich ausgestellten strukturierten elektronischen Rechnung vorgenommen werden und
- das sich spezifisch und eindeutig auf diese bezieht,
gilt ebenfalls als strukturierte elektronische Rechnung. Dies betrifft insbesondere Gutschriften. Ein solches Dokument muss im selben Format wie die ursprüngliche Rechnung ausgestellt werden. Diese Anforderung gilt also nur, wenn die ursprüngliche Rechnung eine strukturierte elektronische Rechnung ist. Ist dies nicht der Fall (z. B. bei einer ursprünglichen Rechnung im PDF-Format), gibt es keine Anforderung in Bezug auf das Format.
Auch im Jahr 2026 muss die Ausstellung einer Gutschrift als PDF-Datei möglich sein, solange der Empfänger dies akzeptiert (Art. 56 § 2 Absatz 4 des MwSt.-Gesetzbuches). Wenn der Lieferer beschließt, die Gutschrift als strukturierte elektronische Rechnung auszustellen, was grundsätzlich ab dem 1. Januar 2026 Pflicht ist, muss der Empfänger dies akzeptieren, da es sich hierbei nicht um eine freiwillige Ausstellung einer strukturierten elektronischen Rechnung handelt.
Für die Ausübung des Rechts auf Vorsteuerabzug der auf Ihren eingehenden Rechnungen vermerkten MwSt. müssen Sie über eine ordnungsgemäße B2B-Rechnung verfügen (Art. 3 § 1 Nr. 1 des K.E. Nr. 3). Daher müssen Sie für einen Umsatz, der von der Verpflichtung betroffen ist, über eine strukturierte elektronische Rechnung verfügen, um Ihr Recht auf Vorsteuerabzug ausüben zu können. Es gibt eine Ausnahme, die an bestimmte Bedingungen geknüpft ist, nämlich die sogenannte Substance over Form (MwSt.-Kommentar, Buch III: Recht auf Vorsteuerabzug, Kapitel 11: Recht auf Vorsteuerabzug, Abschnitt 14: Ausübung des Rechts auf Vorsteuerabzug, Nr. 2, Buchstaben b) und c)). Wenn die materiellen Bedingungen erfüllt sind, wird das Recht auf Vorsteuerabzug nicht verweigert. Sie laufen jedoch Gefahr, eine administrative Geldbuße zu erhalten, wenn Sie nicht über die erforderlichen technischen Mittel verfügen, um eine strukturierte elektronische Rechnung zu empfangen.
25. Was ist mit den Fiskalvertretern?
Ein belgisches Unternehmen, das einen nicht in Belgien ansässigen Steuerpflichtigen ohne feste Niederlassung in Belgien in Sachen MwSt. in Belgien vertritt, unterliegt mit seiner eigenen belgischen MwSt.-Identifikationsnummer der neuen Verpflichtung in Bezug auf die elektronische Rechnungsstellung.
Letzteres gilt nicht, wenn dieser belgische Steuerpflichtige fungiert als:
- individueller Fiskalvertreter (und er die dem nicht in Belgien ansässigen Steuerpflichtigen zugewiesene BE-MwSt.-Identifikationsnummer verwendet) oder
- globaler Fiskalvertreter (und er die ihm zu diesem Zweck zugewiesene spezifische MwSt.-Identifikationsnummer verwendeten die mit BE0796.5 oder BE0796.6 anfängt).
26. Welche Sanktionen können auferlegt werden, wenn die Vorschriften nicht erfüllt werden?
Die bestehenden steuerrechtlichen Geldbußen, die auferlegt werden, wenn Rechnungen nicht oder vorschriftswidrig ausgestellt werden, bleiben bestehen und gelten auch für strukturierte elektronische Rechnungen:
- wenn eine strukturierte elektronische Rechnung nicht ausgestellt wurde oder Pflichtangaben fehlen oder fehlerhaft sind: gestaffelte steuerrechtliche Geldbuße gemäß der Bestimmung von Tabelle C der Anlage zum Königlichen Erlass Nr. 41 vom 30. Januar 1987,
- wenn eine elektronischen Rechnung nicht innerhalb der Frist erstellt oder ausgestellt wurde: nicht gestaffelte steuerrechtliche Geldbuße gemäß der Bestimmung von Rubrik I Punkt A von Abschnitt 2 der Anlage zum Königlichen Erlass Nr. 44 vom 9. Juli 2012,
- wenn eine strukturierte elektronische Rechnung die anderen gesetzlichen Vorschriften nicht erfüllt (mit Ausnahme der in den anderen Abschnitten erwähnten Verpflichtungen): nicht gestaffelte steuerrechtliche Geldbuße gemäß der Bestimmung von Rubrik I Punkt B von Abschnitt 2 der Anlage zum Königlichen Erlass Nr. 44 vom 9. Juli 2012.
Bei einer strukturierten elektronischen Rechnung umfasst diese Beschreibung insbesondere auch die Verstöße, die sich aus der Nichteinhaltung der spezifischen technischen Modalitäten ergeben, die bei der Ausstellung von strukturierten elektronischen Rechnungen gemäß Artikel 13ter, neu, des Königlichen Erlasses Nr. 1 (Anforderungen in Sachen Semantik, Syntax und Übermittlung) einzuhalten sind.
Die Politik in Sachen Geldbußen von 2018 bleibt anwendbar.
Durch den Königlichen Erlass vom 8. Juli 2025 wurde eine neue Sanktion eingeführt. So wurde aufgrund von Artikel 5 des Königlichen Erlasses vom 8. Juli 2025 Abschnitt 2 Rubrik I der Anlage zum Königlichen Erlass Nr. 44 vom 9. Juli 2012 zur Festlegung des Betrags der nicht gestaffelten steuerrechtlichen Geldbußen im Bereich der Mehrwertsteuer durch die Bestimmung unter C ergänzt, die wie folgt lautet (freie Übersetzung):
„C. Das Nichtverfügen über die technischen Mittel, die es ermöglichen, eine strukturierte elektronische Rechnung auszustellen und zu empfangen:
- erster Verstoß: 1.500 Euro
- zweiter Verstoß (1): 3.000 Euro
- weitere Verstöße (1): 5.000 Euro
(1) Für die Anwendung von Absatz 1 kann ein Verstoß nur dann als zweiter oder weiterer Verstoß gelten, wenn dieser Verstoß von der Verwaltung festgestellt wurde, und zwar frühestens drei Monate nachdem der vorherige Verstoß, der zu einer administrativen Geldbuße geführt hat, von der Verwaltung festgestellt wurde.“