8 gute Gründe für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung

8 gute Gründe für die Einführung der elektronischen Rechnungstellung

Die elektronische Rechnungsstellung bietet zahlreiche Vorteile für Unternehmen und Organisationen in verschiedensten Tätigkeitsfeldern. Wäre sie auch für Sie das Richtige?

Die elektronische Rechnungsstellung wird seit Ende der 80er Jahre von vielen großen Unternehmen mit großem Erfolg eingesetzt. Trotz seines großen Potenzials wird dieses innovative Verfahren jedoch noch weitgehend nicht voll ausgeschöpft. Die Hindernisse für eine breitere Anwendung werden jedoch schrittweise ausgeräumt, insbesondere durch die Umsetzung des europäischen PEPPOL-Programms, womit es acht gute Gründe gibt, die für die Einführung der elektronischen Rechnungsstellung in Ihrem Unternehmen sprechen. 

1. Weniger Papierkram 

Wer träumt nicht davon, sich des lästigen Verwaltungsakts der Rechnungsbearbeitung zu entledigen? Von der Erstellung durch den Lieferanten oder Dienstleister bis zur Archivierung durch den Kunden durchläuft jede Rechnung je nach Fall eine Reihe von mehr oder weniger langwierigen Schritten: Überprüfung der zu berechnenden Beträge, Verschlüsselung, Versand, Empfang, Genehmigung usw. In der Summe stellen diese Schritte einen erheblichen Zeitverlust dar. Diese Zeit könnte viel besser für Ihre Arbeit ... oder Ihre Freizeit genutzt werden!

Durch die elektronische Rechnungsstellung werden alle diese Schritte automatisch und ohne menschliches Zutun ausgeführt. 

2. Schnellere Bearbeitung

Maschinen verarbeiten Rechnungen deutlich schneller als Menschen. Sie können Rechnungen ausstellen, sobald die Ware oder Dienstleistung geliefert bzw. erbracht worden ist. Die Übertragung findet sofort statt. Nach Empfang kann die Verarbeitung ohne zwischenzeitliche Verzögerungen erfolgen. Je schneller die Rechnung ausgestellt, zugestellt und bearbeitet wird, desto schneller kann sie bezahlt werden

3. Mehr Verlässlichkeit

Menschen unterlaufen bei der Bearbeitung von Rechnungen regelmäßig Fehler. Jeder von uns hatte bereits mit den unerfreulichen Folgen dieser Fehler zu kämpfen. So muss beispielsweise eine Gutschrift ausgestellt oder ein Kunde angemahnt werden, der den Betrag ohne Umsatzsteuer mit dem zu zahlenden Gesamtbetrag verwechselt hat.

Auch Computerprogramme sind natürlich nicht unfehlbar, aber sie senken die Fehlerquote erheblich, was die Abläufe wesentlich zuverlässiger macht. Einige Ihrer Lieferanten arbeiten noch immer nicht mit Computern und machen Fehler? Durch den Einsatz der geeigneten Software zum Empfangen und Verarbeiten von Rechnungen sind Sie vor den nachteiligen Auswirkungen einer solchen Situation geschützt.

Auch die Zustellung elektronischer Rechnungen ist viel zuverlässiger: Keine Rechnungen mehr, die unterwegs verloren gehen! Die Übermittlung von elektronischen Rechnungen kann vollständig nachverfolgt werden. Jedes abhanden gekommene Dokument erzeugt automatisch eine Meldung, damit das Problem erkannt, die Ursache untersucht und eine Lösung gefunden werden kann.

4. Gleiche Rechtssicherheit

In rechtlicher Hinsicht haben elektronische und schriftliche Rechnungen in Belgien seit dem 1. Januar 2013 die gleiche Gültigkeit. Diese Gleichwertigkeit resultiert aus der Umsetzung der Europäischen Mehrwertsteuerrichtlinie (Richtlinie 2010/45/EG), in der die Regeln für die Rechnungsstellung festgelegt werden.

Um rechtsgültig zu sein, müssen Rechnungen unabhängig von ihrer Form (Papier, PDF, elektronisch und strukturiert usw.) und der Fassung (Kundenkopie, Lieferantenkopie, Zwischenhändlerkopie, usw.)  den folgenden Grundsätzen entsprechen:

  • Echtheit der Herkunft: Die Identität des Lieferers oder des Dienstleistungserbringers muss garantiert sein;
  • Unversehrtheit des Inhalts: Der Rechnungsinhalt darf nicht geändert worden sein;
  • Lesbarkeit der Daten: Die Rechnungsdaten müssen deutlich auf dem Papier oder auf dem Bildschirm lesbar sein, ohne dass ein übermäßiges Maß an weiteren Nachforschungen oder Auslegung erforderlich ist.

Die Einhaltung dieser Grundsätze macht die elektronische Rechnungsstellung ebenso rechtssicher wie die manuelle Rechnungsstellung.

5. Weder zu viel noch zu wenig Geldmittel

Nicht wenige erfolgreiche Unternehmen sind aufgrund unzulänglicher Cashflow-Kontrolle in Zahlungsverzug geraten. Mit der elektronischen Rechnungsstellung sind Dinge im Cash-Management möglich, die es in der Papierwelt so nicht geben könnte. So implementieren beispielsweise viele begeisterte Nutzer der elektronischen Rechnungsstellung den sogenannten dynamic discount, einen automatischen Mechanismus zur Aushandlung von Zahlungskonditionen, der die verfügbaren Geldmittel optimiert und gleichzeitig vor dem Risiko von Zahlungsausfällen schützt.

Damit ist die elektronische Rechnungsstellung ein wirksames Hilfsmittel zur Verbesserung der Unternehmensführung.

6. Mehr Nachhaltigkeit

Klima- und Umweltfragen sind für unsere Gesellschaft aus gutem Grund zu einem zentralen Anliegen geworden. Die elektronische Rechnungsstellung reduziert die Papierproduktion und den Papierverbrauch erheblich. Sie verringert zudem den Bedarf an physischem Transport, durch den ein beträchtlicher Teil der Umweltverschmutzung verursacht wird. Dadurch ist sie deutlich nachhaltiger. 

7. Ein moderneres Verfahren

Mit der elektronischen Rechnungsstellung kann man sich darüber hinaus als Unternehmen positionieren, das sich mit der Zeit entwickelt und eine optimale Nutzung von Informationstechnologien vorantreibt. Die elektronische Rechnungsstellung kann als „Differenzierungsfaktor“ genutzt werden, um sich von der unmittelbaren Konkurrenz abzuheben. Ein positives Image auf dem Markt ist unerlässlich. 

8. Mehr Rentabilität

Last but not least ist die elektronische Rechnungsstellung ein wichtiges Mittel zur Kostensenkung. Eine von der Agentur für Verwaltungsvereinfachung (ASA) in Auftrag gegebene Studie der Universität Hasselt schätzte 2012 die durchschnittlichen Kosten einer von einem Unternehmen an ein anderes Unternehmen ausgestellten Papierrechnung auf 12,08 €. Mit der elektronischen Rechnungsstellung können bis zu 9 € pro Rechnung oder 75 % der Kosten eingespart werden! Die automatisierte Verarbeitung der jährlich in Belgien versandten 1 Milliarde Rechnungen würde zu Effizienzgewinnen von rund 3,5 Milliarden Euro pro Jahr führen.

Rechnen Sie nach, ob es sich auch für Ihr Unternehmen lohnen würde!

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