E-Invoicing: die Position der Buchhaltung

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Die meisten Unternehmen vertrauen ihre Buchhaltung Treuhändern an. Diese sind daher in erster Linie von der elektronischen Rechnungsstellung betroffen, weil sie dadurch gezwungen sind, ihr Geschäft zu überdenken. Risiko oder Chance?

Wie im Artikel Herausforderungen der elektronische Rechnungsstellung für Unternehmen erläutert, soll die Verpflichtung der Behörden zur Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung auch KMU die Möglichkeit bieten, in ihre Fußstapfen zu treten. Die überwiegende Mehrheit der KMU vertraut ihre Buchhaltungs- und Mehrwertsteueraufgaben jedoch Treuhändern an. Welchen Einfluss wird e-Invoicing auf diese haben? Welche Erwartungen haben Buchhalter an die elektronische Rechnungsstellung?

Buchhalter und e-Invoicing: Die Problematik ist nicht neu

Seit 2008 befassen sich das Institut des Experts Comptables (IEC-IAB), das Institut des Réviseurs d'Entreprises (IRE-IBR), das Institut Professionnel des Comptables Fiscalistes (IPCF-BIBF) und Febelfin gemeinsam mit Isabel und Certipost mit diesem Thema. Diese Initiative erhielt die Bezeichnung e-Invoice-Bridging.

In einem Vortrag anlässlich der Isabel-Konferenz am 27. Februar 2008 erklärte die Vizepräsidentin des IEC, Micheline Claes: „Der Berufsstand hätte die Herausforderungen verstanden, wollte sich an der Debatte beteiligen und sich dazu äußern, wie die elektronische Rechnung sowohl ihren geschäftlichen als auch ihren rechtlichen Verpflichtungen entspricht.“ 

Sie zeigte auch die Vorteile und Herausforderungen von e-Invoicing auf: „Geschwindigkeit, Sicherheit und Zuverlässigkeit von Finanzinformationen und Produktivitätssteigerungen fördern ganz offensichtlich die Entwicklung, sie wird jedoch noch weiter verstärkt, wenn elektronische Rechnungen mit ERP-Software kompatibel sind und wenn Softwarepakete Belege automatisch verbuchen,[....] Eingang, Archivierung und Online-Zahlung kombinieren...., und das alles bei minimalen Investitionen und maximaler Vereinfachung.

Sie machte bereits auf „den starken Zuwachs bei der Entwicklung von Software für Rechnungsstellung und Buchhaltung“ aufmerksam, sowie auf das zugrundeliegende Risiko einer Fragmentierung, die die Realisierung der erhofften Vorteile verhindert.

Eine Chance für die Branche

Mit anderen Worten: Die Branche ist sich bereits seit mehreren Jahren der Herausforderungen bewusst, die die Entwicklung des e-Invoicings und seine tiefgreifenden Auswirkungen auf ihre Aktivitäten mit sich bringen. Statt nämlich Rechnungen manuell einzugeben und zu verbuchen, müssen sich die Treuhänder an die Automatisierung dieser Tätigkeiten mit geringer Wertschöpfung gewöhnen und sich stärker auf Beratung und auf Bearbeitung von Problemfällen konzentrieren.

E-Invoicing ist daher eine Chance für diesen Sektor, der durch neue Technologien und Globalisierung unter Druck geraten ist. Die IT- Lösungen, die immer kollaborativer und modularer werden, liefern ebenfalls Schlüssel zu ihrer Umorientierung. 

Die Kompatibilität der Systeme: eine große Herausforderung

Damit jedoch der Treuhänder eine Beratungsdienstleistung anbieten kann, ist es unerlässlich, dass seine Software mit der des Kunden zusammenarbeiten kann, um Rechnungen zu empfangen und zu genehmigen. Wie macht man das? 

  1. Verwendung einer gemeinsamen Software oder Plattform: Das ist derzeit das vorherrschende Modell, um diese Neuausrichtung der Buchhalterrolle zu gewährleisten. Der Nachteil? Dieser Ansatz führt zu nicht ausreichend flexiblen Beziehungen, was letzten Endes den Wettbewerb verzerrt. Diese Situation kann dazu führen, dass die Preise auf einem zu hohen Niveau stagnieren und Innovationen geschwächt werden. Es ist zu hoffen, dass das Vertrauensverhältnis zwischen Buchhaltern und ihren Mandanten dazu beiträgt, die Auswirkungen dieser Unannehmlichkeiten zu relativieren, sodass die Neuausrichtung sich schon jetzt abzeichnen kann.  

  2. Sicherstellen einer Kompatibilität der Programme durch Befolgen gemeinsamer Standards: Das ist ein Projekt, das Belgien auf der Grundlage der Europäischen Norm initiieren könnte. Tatsächlich beschränken sich die von der Europäischen Norm unterstützten Szenarien nicht darauf, Rechnungen von einem Lieferanten an einen Kunden zu übermitteln. Bei der Übertragung von Rechnungen (oder Rechnungselementen) gemäß dieser Norm durch ein KMU an seinen Buchhalter, die die Buchhaltung und Mehrwertsteuerbehandlung von Rechnungen ermöglicht, würden dann die erforderlichen Daten direkt an die Software des Buchhalters übermittelt. Das Peppol-Rahmenprogramm hat das erforderliche Potenzial, dieses Szenario zu unterstützen, wenn auch ein gewisser Spezifikationsaufwand  für seine Umsetzung erforderlich sein wird. 

Der Beitrag der Verbände

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass e-Invoicing symbolisch für die Herausforderungen und Chancen steht, die Informationstechnologien Berufsgruppen bieten, die sich mit Zahlen befassen. Für die Treuhänder geht es nicht nur darum, die operativen Eingabearbeiten durch eine strategische Beratung zu ersetzen, sie müssen die Unternehmen auch bei ihrem digitalen Wandel unterstützen. 

Die Branche befindet sich an einem strategischen Wendepunkt. Die Verbände, die sie vertreten, sind am besten in der Lage, diesen Wandel in der Branche anzuführen und zu erleichtern. Dazu könnten sie ihren Berufsstand in der Peppol-Gemeinschaft vertreten und sicherstellen, dass die sie betreffenden Prozesse verstanden und umgesetzt werden.

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