E-Invoicing und Privatpersonen

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50 % der Rechnungen werden an Privatpersonen ausgestellt, das entspricht rund 500 Millionen Rechnungen pro Jahr. Angesichts einer solchen Menge werden die Digitalisierung dieser Rechnungen und die Automatisierung ihrer Verarbeitung langfristig zweifellos die größten Herausforderungen in diesem Bereich sein.

Unsere Lebensqualität verbessert sich ständig und damit auch die Anzahl der von uns in Anspruch genommenen Dienstleister: Internet-Provider, Zeitschriften- und Zeitungshändler, Haushaltshilfen, Fitness-Studios, Versicherungsmakler, Ernährungsberater, Privatlehrer... Die Beispiele sind zahlreich und variieren je nach Haushalt. Eines ist jedoch sicher: Wenn Leistungen erbracht werden, werden auch Rechnungen geschrieben! Die Verwaltung der Inlandszahlungen ist heute daher eine viel mühsamere und zeitaufwändigere Verwaltungsaufgabe als in der Vergangenheit.

E-Invoicing, um wieder Zeit für sich zu finden... und Geld zu sparen

Wer träumt nicht davon, sich all dieser so lästigen und dennoch notwendigen Aufgaben zu entledigen? Genau deshalb gibt es e-Invoicing: Maschinen erledigen all das besser als wir... und zwar ohne Murren! Wie im Artikel Herausforderungen der elektronischen Rechnungsstellung für Unternehmen erläutert, wurde das e-Invoicing vor 30 Jahren ins Leben gerufen, als die Menge der zu verarbeitenden Kaufbelege anstieg, nachdem Großunternehmer die Subunternehmer immer stärker in Anspruch nahmen.  Die Ursache ist eine andere, das Symptom jedoch das Gleiche: Die Menge der zu verarbeitenden Rechnungen explodiert.

Laut Studien, die von der Agence de la Simplification administrative (ASA - Agentur für administrative Vereinfachung) in Auftrag gegeben wurden, würde die Digitalisierung/Automatisierung der Rechnungsbearbeitung für Privatpersonen Effizienzsteigerungen in einer Größenordnung von 5,32 € pro Rechnung ermöglichen. Bei 500.000.000 Rechnungen bedeutet dies Einsparungen in Höhe von 2,66 Milliarden € pro Jahr. Zum Teil werden diese Einsparungen aktuell bereits realisiert, insbesondere dank des bereits weit verbreiteten PDF-Formats, das die Kosten der Rechnungsbearbeitung um 3,24 € senkt. Um eine vollständige Digitalisierung und Automatisierung zu erreichen, bleibt jedoch noch viel zu tun. 

Wo stehen wir heute?

Die vollständige Automatisierung elektronischer Rechnungen für Privatpersonen ist noch nicht in Sicht, rückt aber, dank einer Reihe von Maßnahmen für die öffentlichen Dienste, allmählich näher:

  • Europäische Norm: Sie wurde Ende 2017 veröffentlicht und standardisiert elektronische Rechnungen, unabhängig von der Branche des ausstellenden Unternehmens. Auf diese Weise schafft sie die Voraussetzungen für die Umsetzung dieser Innovation außerhalb ihres traditionellen Einsatzbereichs, nämlich der Großunternehmen.

  • Richtlinie 2014/55: Sie schafft einen Markt für die Umsetzung dieser Norm, nämlich die Behörden, die 15 % der Einkäufe in der Wirtschaft tätigen und als erste von der branchenübergreifenden Rechnungsstellung betroffen sind.

  • Peppol-Rahmenprogramm: Es erlaubt den Austausch strukturierter elektronischer Dokumente zwischen beliebigen Computern, ohne menschliches Eingreifen. Auch wenn derzeit vor allem Ströme zwischen Unternehmen betroffen sind, ist die Anwendung auf die Rechnungsstellung für Privatpersonen denkbar.

Unmittelbar danach dürften KMU rasch positive Vorteile aus dieser Entwicklung ziehen: Wie die Behörden sind sie hauptsächlich von der sektorübergreifenden Rechnungsstellung betroffen.

Noch ein wenig Geduld... 

Im Einklang mit dieser allmählichen Entwicklung werden Privatpersonen erst in der vierten und letzten Phase angesprochen. Wie bereits erwähnt, heißt das jedoch nicht, dass sich die Phasen nicht überschneiden.

Außerdem erlaubt die Einführung der Rechnungsstellung auf der Grundlage eines Hybridmodells (Rechnungen im PDF-Format) –  schneller als das reine e-Invoicing –  bereits erhebliche Einsparungen.

Zu guter Letzt haben einige Software-Anbieter bereits einen Vorsprung in diesem Segment gewonnen. Der Schwung ist noch verhalten und die betreffenden Programme sind noch Nischenprodukte. Dennoch ist dies ein vielversprechender Anfang... 

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