e-invoicing: was genau ist das eigentlich?

e-Invoicing: Was genau ist das eigentlich?

Die elektronische Rechnungsstellung oder e-Invoicing ist die durchgängige Automatisierung des Fakturierungsvorgangs. Erläuterungen…

Sowohl für den Lieferanten von Waren oder Dienstleistungen als auch für seine Kunden nimmt die Verarbeitung von Rechnungen wertvolle Zeit in Anspruch, die beide wahrscheinlich lieber für andere Dinge gebrauchen würden.
Wer würde nicht davon träumen, diese lästige Verwaltungsaufgabe loszuwerden? Genau das verspricht e-Invoicing. Eine Utopie? Ganz bestimmt nicht! Für große Unternehmen ist dies bereits seit Ende der 1980er Jahre Wirklichkeit und wird sich weiter verbreiten.

Von der Rechnung…

Erinnern wir uns zunächst einmal an die Grundlagen. Eine Rechnung ist ein Dokument, mit dem eine (juristische oder natürliche) Person die Begleichung einer Schuld im Anschluss an die Lieferung von Waren oder Dienstleistungen von einer anderen Person verlangt. Ist die Zahlung bereits erfolgt, belegt die Rechnung, dass diese Schuld gelöscht ist.

Die Rechnung ist auch ein Buchhaltungsbeleg. Sie kann daher nicht in beliebiger Form erstellt werden und unterliegt bestimmten Verpflichtungen: Sie muss insbesondere ein Datum enthalten, fortlaufend nummeriert sein, gegebenenfalls die Umsatzsteuer-Identifikationsnummern des Lieferanten und des Kunden enthalten usw.

Bevor sie archiviert werden kann, durchläuft jede Rechnung eine Reihe von Schritten, je nach Fall mehr oder weniger zahlreich:

  1. Ausstellung
  2. Versand
  3. Übermittlung
  4. Erhalt
  5. Genehmigung
  6. Verbuchung
  7. Zahlung
  8. Archivierung

… zum e-Invoicing

Das e-Invoicing besteht in der Automatisierung des gesamten Prozesses: von der Ausstellung durch den Lieferanten bis zur Zahlung oder gar Archivierung durch den Kunden.

Mit anderen Worten, sobald das Produkt geliefert oder die Dienstleistung erbracht wurde, wird die Rechnung ohne menschliches Eingreifen ausgestellt und übermittelt. Am anderen Ende wird sie auf die gleiche Weise in Empfang genommen und verarbeitet, mittels gesicherter IT-Tools und -Prozesse.

Das ist zuverlässig, schneller und oft sogar effizienter, da die Fehleranfälligkeit begrenzt ist. Es erlaubt sogar erhebliche Einsparungen: bis zu 9 € je Rechnung, bei geschätzten durchschnittlichen Kosten von 12,08 €. Dies verdeutlicht insbesondere diese Studie der Universität Hasselt, die von der Agence pour la Simplicifation Administrative (ASA - Agentur für administrative Vereinfachung) in Auftrag gegeben wurde. 

„Das ist keine elektronische Rechnung“

Auch wenn er auf elektronischem Wege erfolgt, kommt der Versand einer Rechnung im PDF-Format per E-Mail nicht dem e-Invoicing gleich. Dieses unstrukturierte Format wird nämlich auf der Kundenseite nicht automatisch unterstützt.

Die automatische Rechnungsverarbeitung erfordert, dass die IT-Systeme auf Lieferanten- wie auf Kundenseite dieselbe Sprache sprechen. Europa hat daher einen Rahmen namens PEPPOL geschaffen, der den Rechnungsverkehr in der Union erheblich vereinfacht, sowie ein Standardformat für strukturierte Rechnungen, die Europäische Norm für die elektronische RechnungsstellungDiese beiden Elemente ergänzen einander perfekt und ermöglichen e-Invoicing in großem Maßstab.

Antworten auf Ihre Fragen zum e-Invoicing

Die scheinbar simple elektronische Rechnungsstellung umfasst tatsächlich eine Vielzahl von Aspekten, die zu berücksichtigen sind. Auf dieser Website finden Sie Informationen und Antworten auf Ihre Fragen zum e-Invoicing. Dies soll Ihnen helfen, den nächsten Schritt in Richtung des Ideals der vollautomatischen Fakturierung zu tun...

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