Über das e-invoicing gibt es noch immer viele Vorurteile. Wir befassen uns mit fünf von ihnen, die endgültig ausgeräumt werden sollten.
1. Das e-invoicing ist lediglich die neuste Modeerscheinung
Stimmt nicht! Das e-invoicing ist nicht erst gestern entstanden! Für die meisten großen Unternehmen gehört es bereits seit 30 Jahren zum Alltag. Die Entwicklung des Rechts- und Verwaltungsrahmens und die technologischen Neuerungen der letzten Jahre (künstliche Intelligenz, Automatisierung usw.) beschleunigen jedoch dessen Entwicklung und schaffen neue Möglichkeiten. Das e-invoicing ist daher mehr als nur ein Trend und wird sich in den kommenden Jahren weiter durchsetzen.
2. Unser Unternehmen betreibt bereits e-invoicing, da wir unsere Rechnungen im PDF-Format senden und empfangen
Der Versand von Rechnungen im PDF-Format ist ein erster Schritt auf dem Weg zur elektronischen Rechnungsstellung. Das e-invoicing geht jedoch viel weiter, da es die vollständige Automatisierung des Rechnungsstellungsprozesses und die Beseitigung menschlicher Eingriffe, auch auf Seiten des Rechnungsempfängers, beinhaltet. Hier erhalten Sie detaillierte Informationen über das e-invoicing.
3. Das e-invoicing ist nur für große Unternehmen
Falsch! Auch für kleine und mittelständische Unternehmen bietet das e-invoicing viele Chancen. Insbesondere spart es Zeit und macht Geldein- und -ausgänge leichter nachvollziehbar.
Zudem entwickeln sich die Möglichkeiten stetig weiter. In Europa besteht der klare Wunsch, die elektronische Rechnungsstellung voranzutreiben. Es werden verstärkt Maßnahmen zur Förderung ergriffen: rechtlicher Rahmen, Peppol, europäische Norm für die elektronische Rechnungsstellung usw. In Belgien senken Initiativen wie Mercurius oder Hermes die Akzeptanzschwelle erheblich und geben damit jedem die Kontrolle über die eigenen Pläne (welche somit nicht immer von den Entscheidungen der Handelspartner abhängen). Dies ebnet den Weg für die elektronische Rechnungsstellung für Behörden, Selbständige, KMU und langfristig auch für die allgemeine Öffentlichkeit.
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4. Eine elektronische Rechnung bietet nicht die gleichen rechtlichen Garantien wie eine Rechnung im Papierformat
Bis 2010 waren die gesetzlichen Vorgaben in Bezug auf elektronische Rechnungen kompliziert und umstritten. Seitdem wurde diese Frage jedoch in der Europäischen Mehrwertsteuerrichtlinie (Richtlinie 2010/45/EG) geklärt, welche die Regeln für die Rechnungsstellung festlegt und elektronische und Papierrechnungen gleichstellt. Die Richtlinie wurde am 1. Januar 2013 in das belgische Recht umgesetzt.
Um rechtsgültig zu sein, müssen Rechnungen unabhängig von ihrer Form (Papier, PDF, elektronisch und strukturiert usw.) und der Fassung (Kundenkopie, Lieferantenkopie, Zwischenhändlerkopie, usw.) den folgenden Grundsätzen entsprechen:
- Echtheit der Herkunft: Die Identität des Lieferers oder des Dienstleistungserbringers muss sicher sein;
- Unversehrtheit des Inhalts: Der Rechnungsinhalt darf nicht geändert worden sein;
- Lesbarkeit der Daten: Die Rechnungsdaten müssen deutlich auf dem Papier oder auf dem Bildschirm lesbar sein, ohne dass ein übermäßiges Maß an weiteren Nachforschungen oder Auslegung erforderlich ist.
Die Einhaltung dieser Grundsätze macht die elektronische Rechnungsstellung ebenso rechtssicher wie die manuelle Rechnungsstellung.
5. Die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung bedeutet viel Aufwand für wenig Nutzen
Studien belegen, dass die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung eine Einsparung von 75 % der Kosten für die Verarbeitung von Papierrechnungen mit sich bringt. Sie stellt daher auch aus wirtschaftlicher Hinsicht eine bedeutende Chance dar. Und das ist nur einer der zahlreichen Vorteile des e-invoicing.
Obwohl Vorhaben zur Einführung der elektronischen Rechnungsstellung einst kompliziert und teuer waren, ist dies heute nicht mehr der Fall. Ganz im Gegenteil: Elektronische Rechnungen setzen sich nach und nach gegen Papierrechnungen durch. Die elektronische Rechnungsstellung wird schrittweise in die Grundfunktionen von Rechnungssoftware integriert. Der Verkauf von Rechnungssoftware ohne e-invoicing ist zunehmend vergleichbar mit dem Verkauf eines Autos ohne Servolenkung: Undenkbar.
Erkundigen Sie sich noch heute bei Ihrem Softwareanbieter, wie es bei diesem aussieht. Verweisen Sie ihn gegebenenfalls auf diese Seite.