Ziel
UnternehmenAb dem 1. Januar 2026 müssen alle belgischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen untereinander strukturierte elektronische Rechnungen verwenden. Dabei handelt es sich um Rechnungen, die direkt zwischen den Softwares der beiden Unternehmen ausgetauscht werden. Das Versenden einer Rechnung im PDF-Format per E-Mail oder über eine Plattform wird dann nicht mehr ausreichen.
Haben Sie eine aktive MwSt.-Nummer? Dann gilt diese Verpflichtung auch für Ihr Unternehmen. Es gibt nur eine begrenzte Anzahl von Ausnahmen.
Für welche BNB-Umsätze gilt die Verpflichtung nicht?
Die Verpflichtung zur strukturierten elektronischen Rechnungsstellung gilt quasi immer für Umsätze zwischen einem in Belgien für Mehrwertsteuerzwecke registrierten Lieferanten und einem in Belgien für Mehrwertsteuerzwecke registrierten Kunden, unabhängig davon, ob der Kunde in Belgien ansässig ist.
Es gibt einige wenige Ausnahmen zu diesem Grundsatz:
- Es ist nicht verpflichtend, strukturierte elektronische Rechnungen zu senden an:
- in Konkurs geratene Steuerpflichtige,
- Unternehmen, die nur steuerfreie Umsätze aufgrund von Artikel 44 des MwSt.-Gesetzbuches bewirken,
- nicht in Belgien ansässige Steuerpflichtige, ohne feste Niederlassung,
- Pauschalsteuerpflichtige (Artikel 56 des MwSt.-Gesetzbuches – endet spätestens am 01.01.2028).
- Es ist nicht verpflichtend, strukturierte elektronische Rechnungen empfangen zu können für:
- Unternehmen, die nur steuerfreie Umsätze aufgrund von Artikel 44 des MwSt.-Gesetzbuches bewirken,
- nicht in Belgien ansässige Steuerpflichtige, ohne feste Niederlassung
- Es ist nicht verpflichtend, strukturierte elektronische Rechnungen zu senden oder zu empfangen, wenn der Umsatz gemäß Artikel 44 des MwSt.-Gesetzbuches steuerfrei ist.
Arbeiten Sie nur für Privatkunden? Für ausgehende Rechnungen an Privatkunden gilt die Verpflichtung nicht. Aber Achtung: Sie müssen trotzdem in der Lage sein, strukturierte elektronische Rechnungen von Ihren Lieferern zu erhalten. Sie müssen also Ihre Systeme bis Januar 2026 entsprechend anpassen.
Für die Rechnungsstellung an öffentliche Behörden („B2G“ oder „business-to-government“) ist die elektronische Rechnungsstellung für Verträge, die nach dem 1. März 2024 veröffentlicht werden, verpflichtend. Hierfür gilt eine Sonderregelung (1).
(1) In der Regel gilt die Verpflichtung für Verträge mit einem Wert von 3.000 Euro oder mehr (ohne Mehrwertsteuer). Die Vergabestellen können jedoch strenger sein, indem sie eine entsprechende Bestimmung in die Auftragsunterlagen aufnehmen. Föderale öffentliche Auftraggeber verpflichten seit dem 1. März 2024 auch unter einem Wert von 3.000 Euro zur elektronischen Rechnungsstellung. Au moniteur : l’arrêté royal « cautionnement et facturation électronique » | BOSA (belgium.be).
Ist eine der beiden Parteien nicht mehrwertsteuerpflichtig? Dann gilt die Verpflichtung nicht für ihre gegenseitigen Umsätze.
Wie können Sie feststellen, ob ein Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist? Das können Sie für jedes Unternehmen in Belgien bei der Zentralen Datenbank der Unternehmen (ZDU) nachschauen. Wenn das Unternehmen mehrwertsteuerpflichtig ist, steht dort unter der Rubrik „Eigenschaften“: „MwSt-pflichtig – Seit [Datum]“.
Wann hat ein nicht in Belgien ansässiger Mehrwertsteuerpflichtiger eine feste Niederlassung? Die Bedingungen sind im MwSt.-Kommentar, Buch I, Kapitel 1 (Der Steuerpflichtige), Abschnitt 10 (Nicht in Belgien ansässige Steuerpflichtige) beschrieben. Aufgrund der Komplexität dieser Regeln muss das nicht in Belgien ansässige Unternehmen ohne feste Niederlassung seine Vertragspartner selbst davon in Kenntnis setzen.
Zusammenfassende Rechnungsstellung innerhalb Belgiens ab dem 1. Januar 2026:
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Strukturiert elektronisch |
Gewöhnlich elektronisch |
Papier |
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B2B (zwischen zwei mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen) |
Verpflichtend ab dem 01.01.2026 Über das Peppol-Netzwerk, im Peppol-BIS-Format (außer bei gegenseitigem Einverständnis und Einhaltung der Norm EN16931) |
Nicht erlaubt |
Nicht erlaubt |
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B2G |
Verpflichtend seit dem 01.03.2024, mit Ausnahme von Aufträgen unterhalb der Schwelle von 3.000 Euro (vorbehaltlich Ausnahmen) Über das Peppol-Netzwerk, im Peppol-BIS-Format |
Nicht erlaubt |
Nicht erlaubt |
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B2C, international und andere Situationen außerhalb des Anwendungsbereichs B2B/B2G |
Erlaubt vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers. Die Registrierung im Peppol-Netzwerk gilt als Zustimmung. |
Erlaubt vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers |
Erlaubt |
