Wir verstehen die damit verbundene Herausforderung und möchten daher erläutern:
- warum Sie selbst eine geeignete Anwendung suchen müssen,
- warum wir als öffentliche Behörde keine zentrale Anwendung bereitstellen.
Kurze Antwort
Dieses Problem ist vorübergehend: Sobald Sie eine geeignete Lösung gefunden haben, haben Sie den schwierigsten Schritt in diesem Prozess hinter sich und können die vielen Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung nutzen.
Ausführliche Antwort
Wir helfen Unternehmen bei der Wahl einer geeigneten Anwendung, indem wir eine Liste von Softwareanwendungen für das Senden, Empfangen und Verarbeiten elektronischer Rechnungen zur Verfügung stellen.
Diese Liste ist in der Tat umfangreich: Sie umfasst bereits mehr als 250 Anwendungen, und jede Woche kommen neue hinzu.
Dies lässt sich durch die Strategie erklären, die darauf abzielt, Unternehmen die Möglichkeit zu geben, ihre bestehende Rechnungsstellungssoftware mit dem Peppol-Netzwerk zu verbinden, damit sie ihre derzeitige Software weiterhin nutzen können. Dies begrenzt die Auswirkungen für diese Unternehmen und stellt sicher, dass Rechnungen mit einer Vielzahl von Softwareanwendungen erstellt, versendet und empfangen werden können:
- ERP (Enterprise Resource Planning): Automatisierung aller Betriebsprozesse
- Rechnungsstellung: Fokus auf dem Rechnungsstellungsprozess (ausgehend und eingehend)
- CRM: Fokus auf dem Verkaufsprozess (ausgehende Rechnungsstellung)
- Buchhaltung: Fokus auf dem Buchhaltungsprozess
- usw.
Für Unternehmer, die noch keine spezielle Software verwenden und derzeit Rechnungen auf Papier oder in einem unstrukturierten elektronischen Format (wie PDF, Word, Excel) erstellen, kann die lange Liste der Lösungen überwältigend sein.
Können Sie die Art der Software zur Liste hinzufügen?
Die Art der Software ist eine theoretische Unterteilung. In der Praxis sind Kombinationen möglich: Eine Anwendung kann beispielsweise modular aufgebaut sein und sowohl zur Kategorie ERP, Rechnungsstellung, CRM als auch Buchhaltung gehören.
Können Sie den Preis zur Liste hinzufügen?
Das Hinzufügen von Preisen zur Liste ist nicht praktisch, da sich diese Informationen häufig ändern und die Funktionen der verschiedenen Softwareanwendungen stark variieren können. Einige Grundfunktionen gehen über die gesetzliche Verpflichtung für den Rechnungsstellungsprozess hinaus und umfassen andere Prozesse wie Bestellverwaltung, Zahlungsabwicklung, Buchhaltung und Archivierung. Der Grad der Digitalisierung kann von Unternehmen zu Unternehmen unterschiedlich sein. Es ist also wichtig, zu ermitteln, welche Bedürfnisse Sie haben, wofür Sie bezahlen wollen und was Sie vielleicht weiterhin manuell erledigen wollen. Sie können dies auch schrittweise angehen. Die Kosten für das Erfüllen der gesetzlichen Verpflichtung können null Euro betragen (kostenlos), wenn sie Teil des Grundpreises anderer ausgewählter Komponenten wie Buchhaltung oder Bankkonto sind. In diesem Fall sind die Kosten für das Erfüllen der gesetzlichen Verpflichtung nicht zu bestimmen.
Kann die öffentliche Behörde die Liste auf eine begrenzte Anzahl von Optionen für Kleinunternehmen kürzen?
Als öffentliche Behörde müssen wir neutral bleiben und können keine kommerziellen Empfehlungen geben. Die Aufnahme einer bestimmten Softwareanwendung in die Liste bedeutet keine inhaltliche Bewertung, qualitative Beurteilung oder Zertifizierung durch den FÖD Finanzen. Der FÖD Finanzen empfiehlt kein bestimmtes Produkt und keinen bestimmten Softwareanbieter.
Kann die öffentliche Behörde selbst eine kostenlose Lösung für Kleinunternehmen anbieten?
Wir haben uns bewusst für einen dezentralen, marktorientierten Ansatz entschieden, da wir davon überzeugt sind, dass dies die beste Lösung für unsere Unternehmen ist.
Ein dezentraler, marktorientierter Ansatz hat gegenüber einem zentralen Modell, bei dem jede Rechnung über eine Behördenanwendung ausgetauscht werden muss, eine Reihe von Vorteilen:
- Es entsteht kein single point of failure, der Unternehmen daran hindern würde, Rechnungen auszutauschen. Die Rechnung ist ein geschäftskritisches Dokument mit erheblichen Auswirkungen auf den Cashflow von Unternehmen. Dies wäre ein unverantwortliches Risiko.
- Ein marktorientierter Ansatz fördert Innovation und Nutzbarkeit für andere Geschäftsdokumente (Angebote, Kataloge, Empfangsbestätigungen usw.) und andere Prozesse (Bestellprozess, Zahlungsprozess, Buchhaltungsprozess usw.). Eine zentrale Lösung, die sich allein auf die Rechnung und den Rechnungsstellungsprozess (das Senden, ohne die Möglichkeit, andere Prozesse zu integrieren) beschränkt, würde einen erheblichen Wertverlust bedeuten.
Ein hybrider Ansatz, bei dem wir den Markt spielen lassen, aber auch selbst eine zentrale Lösung anbieten, hat ebenfalls bedeutende Nachteile:
- Das Anbieten einer zentralen Lösung würde den Markt stören, sodass dieser nicht optimal funktionieren kann, und die Wahrscheinlichkeit eines Scheiterns erhöhen.
- Wenn sich Unternehmen für eine zentrale Basisanwendung entscheiden, geht viel wirtschaftlicher Wert verloren (wie bereits erwähnt). Auf dem Markt sind bereits Anwendungen verfügbar, die sogar kostenlos einen höheren Mehrwert bieten als eine zentrale Behördenanwendung, die sich nur auf den Austausch von Rechnungen konzentrieren würde.
- Wenn sich Unternehmen für eine zentrale Basisanwendung als vorrübergehende Lösung entscheiden, müssten sie zweimal einen Veränderungsprozess durchlaufen.
Es wird in der Tat einige Anstrengungen erfordern, zunächst eine Analyse Ihrer Bedürfnisse durchzuführen (siehe Was benötige ich für die elektronische Rechnungsstellung? – e-Rechnung und Ich erstelle meine Rechnungen in Word/Excel. Wie bereiten Sie sich auf die elektronische Rechnungsstellung vor[KH1] ? – e-Rechnung) und sich für eine geeignete Softwareanwendung zu entscheiden. Dies ist jedoch auch der schwierigste Schritt in diesem Prozess. Sobald Sie über eine geeignete, benutzerfreundliche Software verfügen, werden Sie schnell feststellen, dass die e-Rechnungsstellung gegenüber Ihrer heutigen Arbeitsweise mit Rechnungen viele Vorteile bietet.
Die Verwaltung hat bei der Ausarbeitung der Vorschriften gemeinsam mit den Gesetzgebern stets Rücksprache mit Vertretern großer und kleiner belgischer Unternehmen gehalten. Wir werden dies auch bei der praktischen Umsetzung weiterhin tun (siehe Business expert group: Informationsstelle – e-Rechnung).
Noch Fragen?
Sehen Sie sich die FAQ an (derzeit in Niederländisch und Französisch verfügbar).
Sind Sie sich unsicher, ob Sie der Verpflichtung unterliegen? Schauen Sie unter Für wen wird die elektronische Fakturierung verpflichtend? nach oder verwenden Sie das Tool e-Rechnung.
Bestimmte intersektorielle und sektorielle Unternehmensverbände werden im Laufe des Jahres 2025 ebenfalls Informationskampagnen durchführen, um Ihnen weitere Informationen zu geben. Eine Übersicht über die angekündigten Veranstaltungen finden Sie unter „Kalender“.
Für technische Unterstützung wenden Sie sich an Ihren Softwareanbieter. Wenn Sie Ihre Buchhaltung von einem Buchhalter führen lassen, stimmen Sie sich am besten mit diesem ab.
Bei Fragen zu Mercurius (B2G) verwenden Sie das Mercurius Kontaktformular (siehe auch Mercurius | BOSA).
