Was benötige ich für die elektronische Rechnungsstellung?

Don, 10.10.2024 - 11:51

Sie benötigen eine Software, die für den Betrieb über das Peppol-Netzwerk konzipiert ist. In den letzten Jahren sind viele Lösungen auf dem Markt erschienen, die sich vor allem an Unternehmen mit einem geringen Rechnungsvolumen richten. Ob Sie nun viele oder wenige ausgehende oder eingehende Rechnungen haben: Es gibt für jedes Unternehmen eine passende Lösung.

A. Verfügen Sie bereits über eine Software, mit der Sie strukturierte elektronische Rechnungen über Peppol versenden und empfangen können? Dann sind Sie für die Erfüllung dieser Verpflichtung gerüstet und bereit, das Volumen der strukturierten elektronischen Rechnungen zu erhöhen:

Ausgehende Rechnungen:
- Stellen Sie sicher, dass die Software die „Peppol-first“-Strategie anwendet. Dies bedeutet konkret, dass das System automatisch den Versand über Peppol bevorzugt, wenn Ihr Handelspartner mit Peppol verbunden ist.
- Wenn Ihr Kunde noch nicht mit Peppol verbunden ist, können Sie sich erkundigen, ob er dazu bereit ist. Ab dem 01.01.2026 ist der Kunde in Belgien gesetzlich dazu verpflichtet, vor diesem Datum kann er dies freiwillig tun.
Eingehende Rechnungen:
- Ihre Registrierung im Peppol-Netzwerk signalisiert Ihren Handelspartnern, dass Sie Peppol für den Empfang von Rechnungen bevorzugen. Wenn der Anbieter die „Peppol-first“-Strategie anwendet, werden Sie die Rechnung automatisch über Peppol erhalten.
- Wenn Ihr Anbieter noch nicht mit Peppol arbeitet, können Sie sich bei Ihrem Handelspartner erkundigen, ob dies möglich ist. Ab dem 01.01.2026 ist auch Ihr Anbieter in Belgien gesetzlich dazu verpflichtet, vorher kann er dies freiwillig tun.
Internationale Rechnungen:
- Peppol ist keine Verpflichtung, aber eine Möglichkeit, wenn beide Parteien sich freiwillig dafür entscheiden. Wenn Sie mit dem Peppol-Netzwerk verbunden sind, können Sie auch Rechnungen an Unternehmen außerhalb Belgiens senden, die mit dem Netzwerk verbunden sind, und umgekehrt können Sie auch Rechnungen von ausländischen Lieferern über das Peppol-Netzwerk empfangen, wenn sie diese Möglichkeit anbieten.
- Die Registrierung im Peppol-Netzwerk gilt als Zustimmung für den Empfang strukturierter elektronischer Rechnungen (zumindest im Peppol-BIS-Format). So können Sie selbst überprüfen, welche Ihrer Kunden, auch international, bereit sind, strukturierte elektronische Rechnungen auf sichere Weise zu empfangen.
- Zwischen den europäischen Mitgliedstaaten könnte es in Zukunft eine Verpflichtung geben, je nachdem, wie die Verhandlungen über den ViDA-Vorschlag („VAT in the Digital Age“) auf europäischer Ebene verlaufen (COM/2022/701 vom 08.12.2022).

B. Sie verfügen noch nicht über eine geeignete Software? Bevor Sie mit der Suche beginnen, ist es ratsam, sich Gedanken darüber zu machen, wie weit Sie bei der Digitalisierung gehen wollen. Geht es nur um den Rechnungsstellungsprozess oder möchten Sie auch andere Prozesse einbeziehen? Denken Sie zum Beispiel an den Bestellprozess, den Zahlungsprozess, den Buchhaltungsprozess usw. All diese Überlegungen helfen Ihnen dabei, die Anwendung zu finden, die für Sie am besten geeignet ist.

Wir bieten eine Liste der Softwarelösungen für das Senden, Empfangen und Verarbeiten von elektronischen Rechnungen. Wir stellen diese Liste als Dienstleistung zur Verfügung, um Endnutzern zu helfen, die am besten geeignete Lösung zu finden, und als Anreiz für den IT-Sektor. Die öffentliche Behörde empfiehlt keine spezifischen Produkte oder Softwareanbieter. Die Aufnahme in die Liste beinhaltet keine inhaltliche oder qualitative Bewertung oder Zertifizierung seitens der öffentlichen Behörde.

Dies sind einige Punkte, die Sie bei der Suche nach einer geeigneten Lösung berücksichtigen müssen:

Bitte beachten Sie die üblichen Vorsichtsmaßnahmen, wenn Sie wie gewohnt im Internet surfen.
Berücksichtigen Sie die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens und informieren Sie sich genau, wofür Sie bezahlen. Was deckt die gesetzliche Verpflichtung ab, was geht über die Verpflichtung hinaus?
Einige Funktionen im Grundpreis gehen zwar über die gesetzliche Verpflichtung hinaus, machen sich aber schnell bezahlt. Sie gehen über den Rechnungsstellungsprozess hinaus, beziehen sich aber auf andere Prozesse. Beispiele hierfür sind:
- automatische Zahlungserinnerungen, wenn Rechnungen unbezahlt bleiben
- automatische Rechnungsstellung nach einer bestimmten Periodizität
- Erstellung und Weiterverfolgung von Angeboten
- Erstellung und Weiterverfolgung von Bestellscheinen
- Erstellung und Weiterverfolgung von Lieferscheinen
- Buchungsvorschlag
- Integration in die Buchhaltung
- usw.
Es ist ratsam, die Rechnung strukturiert zu erstellen. Wenn Sie weiterhin mit PDF-Dateien arbeiten, die über OCR („Optical Character Recognition“) in eine strukturierte Datei umgewandelt werden, geht ein Großteil der Vorteile verloren. OCR ist nach wie vor ein fehleranfälliger Prozess. Eine PDF-Datei ist als visuelle Wiedergabe für einen Menschen gedacht, nicht für die automatische Verarbeitung durch eine Software.
Prüfen Sie, wie die Integration in die Buchhaltung verläuft. Dies kann automatisch in der Software erfolgen, eine einmalige Verknüpfung erfordern oder eine manuelle Handlung erfordern.
Denken Sie auch bewusst über Ihre Archivierungspolitik nach. Die Vorschriften hierzu ändern sich nicht, die neue Verpflichtung bietet vor allem die Möglichkeit, die Archivierung zu optimieren.

Lassen Sie sich auch nicht von einigen Vorurteilen täuschen:

Die elektronische Rechnungsstellung muss nicht teuer sein. Aus einer Marktanalyse geht hervor, dass es viele erschwingliche Lösungen für Kleinunternehmen gibt.
Die elektronische Rechnungsstellung ist nicht komplizierter als z. B. Online-Banking. Es gibt genügend benutzerfreundliche Tools auf dem Markt.
Die elektronische Rechnungsstellung ist nicht unsicher. Im Gegenteil: Gerade um die Sicherheit zu gewährleisten, schreiben wir die Nutzung von Peppol vor. Die Nutzung des Peppol-Netzwerkes bietet Garantien für die sichere Übermittlung und Vertraulichkeit der Daten.
Der Zugang zum Netzwerk erfolgt über zertifizierte Dienstleistungserbringer. Sie können dies mit einem Telekommunikationsnetz vergleichen. Die Verwendung von E-Mails als Kanal hingegen ist zwar sehr flexibel, aber auch sehr anfällig für Rechnungsbetrug und Internetkriminalität (Phishing, Malware, Ransomware usw.). Außerdem ist die Vertraulichkeit der Daten bei der Nutzung von kostenlosen E-Mail-Anbietern auch nicht immer gewährleistet.
Darüber hinaus ist jeder zertifizierte Dienstleistungserbringer vertraglich an Regeln zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz gebunden.