Was ist eine elektronische Rechnung?

In der MwSt.-Gesetzgebung gibt es zwei Arten von anerkannten elektronischen Rechnungen, die denselben rechtlichen Wert wie eine Papierrechnung haben:

• die „gewöhnliche“ elektronische Rechnung: Es handelt sich zum Beispiel um eine Rechnung im PDF-Format, deren Struktur und Layout frei wählbar ist, solange die Pflichtangaben angegeben sind.
• die strukturierte elektronische Rechnung. Diese wird ab dem 1. Januar 2026 für alle Umsätze zwischen zwei belgischen Steuerpflichtigen (B2B) verpflichtend sein.

Was ist eine „gewöhnliche“ elektronische Rechnung?

Eine „gewöhnliche“ elektronische Rechnung enthält alle erforderlichen Angaben einer Rechnung und wird in gleich welchem elektronischen Format ausgestellt und empfangen. Es handelt sich also um die weit gefasste Definition einer elektronischen Rechnung im Sinne der MwSt.-Gesetzgebung.

Was ist eine strukturierte elektronische Rechnung?

Es handelt sich um eine elektronische Rechnung, die in einer strukturierten elektronischen Form ausgestellt, gesendet und empfangen wird. Dies ermöglicht ihre automatische und elektronische Verarbeitung. In der MwSt.-Gesetzgebung ist dies die strengere Definition einer elektronischen Rechnung. Diese Art von Rechnung wird ab dem 1. Januar 2026 für Umsätze zwischen zwei belgischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen (B2B) verpflichtend sein.

Welches Format müssen strukturierte elektronische Rechnungen haben?

Strukturierte elektronische Rechnungen müssen den europäischen semantischen und syntaktischen Normen EN 16931-1 und CEN/TS 16931-2 (im Folgenden gemeinsam als EN16391 oder die europäische Norm bezeichnet) entsprechen.

Konkret bedeutet dies, dass die Rechnungen im Peppol-BIS-Format ausgestellt werden können müssen. Dies gilt auch bereits für Umsätze zwischen Unternehmen und öffentlichen Behörden (B2G).

Sie können hiervon nur abweichen, wenn beide Parteien einverstanden sind und das alternative Format ebenfalls derselben europäischen Norm entspricht.

Wie kann ich meine strukturierten elektronischen Rechnungen an alle meine Kunden senden und sie von meinen Lieferern empfangen?

Strukturierte elektronische Rechnungen müssen systematisch über das Peppol-Netzwerk gesendet und empfangen werden können.

Sie können hiervon nur abweichen, wenn beide Parteien damit einverstanden sind.

Wie kann ein alternatives Format mit der europäischen Norm übereinstimmen?

Ein alternatives Format kann mit der europäischen Norm übereinstimmen, wenn das Format in eine Rechnung umgewandelt werden kann, die den Regeln der europäischen Norm entspricht. Dies bedeutet, dass die erforderlichen Schlüsselelemente der Rechnung:

• in ausreichender Zahl vorhanden sind (Kardinalität),
• dieselbe Bedeutung haben (Semantik),
• auf die gleiche Weise berechnet werden (Syntax) (z. B.: Rundungsregel).

Sind PDF-Rechnungen noch legal?

PDF-Rechnungen sind bis zum 31. Dezember 2025 in allen Situationen noch legal.

Ab dem 1. Januar 2026 ist die strukturierte elektronische Rechnung für alle Umsätze zwischen belgischen mehrwertsteuerpflichtigen Unternehmen verpflichtend.

Für alle anderen Umsätze bleiben PDF-Rechnungen auch nach dem 1. Januar 2026 gültig. Dies gilt beispielsweise für Umsätze mit Kunden, die Privatpersonen sind, (B2C) oder für die internationale Rechnungsstellung (innerhalb und außerhalb der EU).

* Für die elektronische Rechnungsstellung vor dem 01.01.2026 benötigen Sie die Zustimmung des Empfängers. Die Registrierung im Peppol-Netzwerk gilt als Zustimmung. So können Sie selbst sehen, welche Kunden bereit und willens sind, strukturierte elektronische Rechnungen zu empfangen.

** Die Verwendung eines alternativen Formats und einer alternativen Übertragungsmethode ist nur in gegenseitigem Einverständnis und unter Einhaltung der europäischen Norm EN16931 möglich.

Sind strukturierte elektronische Rechnungen sicher?

Die Sicherheit der Rechnungen hängt ab von:

Die Verwendung des Peppol-Netzwerkes bietet Garantien für die sichere Übertragung der Daten. Der Zugang zum Netzwerk wird durch zertifizierte Dienstleistungserbringer gewährleistet. Sie können dies mit einem Telekommunikationsnetz vergleichen. Im Gegensatz dazu erweist sich der E-Mail-Kanal – auch wenn er sehr flexibel ist – als sehr anfällig für Rechnungsbetrug und Internetkriminalität (Phishing, Malware, Ransomware usw.).

• der verwendeten Technologie,
• den bestehenden Kontrollen innerhalb des Unternehmens,
• den Vereinbarungen, die zwischen den beteiligten Parteien getroffen wurden.