Was Sie über Peppol wissen müssen

Peppol ist ein von Europa geschaffener Rahmen für die allgemeine Verbreitung des öffentlichen e-Procurements. Mit anderen Worten dient es der Digitalisierung kommerzieller Transaktionen zwischen Behörden und ihren Lieferanten, einschließlich der Rechnungsstellung.

PEPPOL ist das Akronym für Pan-European Public Procurement On-Line. Seit seiner Einführung hat sich dieser Rahmen in ganz Europa und sogar darüber hinaus verbreitet: Singapur, Australien und Neuseeland nutzen ihn ebenfalls.

Woher stammt Peppol?

2008 leitete Europa im Rahmen seiner digitalen Strategie eine Reihe umfangreicher Pilotprojekte ein. Eines von ihnen, PEPPOL, sollte einen Rahmen definieren, mit dem sich die Hindernisse der allgemeinen Verbreitung des e-Procurement beseitigen und seine Durchführbarkeit verifizieren lassen. 

Dieses Projekt mobilisierte drei Jahre lang 11 Länder und viele private Betreiber, das Gesamtbudget betrug 30,8 Millionen €.

Um welche Hindernisse handelt es sich?

e-Invoicing wird seit den 1980er Jahren von großen Unternehmen praktiziert und wies bereits 2008 Merkmale auf, die seine Einführung bei Behörden und KMU nicht erleichterten.

Die spezifischen Erwartungen der großen Branchen veranlassten nämlich ihre IT-Lösungsanbieter, branchenspezifische Austauschplattformen zu entwickeln. Jede Branche oder jede Austauschgruppe verfügt daher über ein eigenes, separat entwickeltes Austauschsystem. Behörden erhalten jedoch Rechnungen aus allen Tätigkeitsbereichen. Das gilt auch für die meisten KMU.

Hindernisse zeigen sich daher auf 3 Ebenen:

1. Hinsichtlich des Formats: Elektronische Rechnungen müssen in einem einheitlichen Format strukturiert sein, um automatisch verarbeitet werden zu können. Jede Branche hat jedoch ihr eigenes Format entwickelt, das sich von dem anderer Branchen unterscheidet.

2. Hinsichtlich der Konnektivität: Elektronische Rechnungen müssen vom Absender an den Empfänger übermittelt werden. Es gibt jedoch eine Vielzahl von Austauschplattformen auf dem Markt, die jeweils mehr oder weniger hermetisch sind. Wenn sie ihren Markt nicht beherrschen, sind Unternehmen, die alle ihre Geschäftspartner erreichen wollen, gezwungen, sich auf mehreren Plattformen zu registrieren und sich ihren technischen und tariflichen Bedingungen zu beugen.

3. Auf rechtlicher Ebene: Rechnungen sind ein entscheidendes finanzielles Thema. Rechtsunsicherheit ist für die meisten Unternehmen ein inakzeptables Risiko. Wie soll, wenn in 8 von 10 Fällen Versender und Empfänger auf verschiedene Betreiber zurückgreifen, die Rechtsgültigkeit ihres Austauschs gewährleistet werden? Diese Situation macht den Abschluss eindeutiger und einheitlicher Verträge zwischen den Betreibern erforderlich, was viel Zeit in Anspruch nimmt.

Die Maßnahmen und Instrumente von Peppol

Um diese Hindernisse zu überwinden, wurden im Rahmen des Pilotprojekts Peppol verschiedene Maßnahmen und Instrumente definiert und ihre Wirksamkeit im Pilotprojektmaßstab geprüft. Nichts besonders Revolutionäres: ganz einfach Elemente, die der gesunde Menschenverstand nahelegt, die, ergänzend zur vorhandenen (und fragmentierten) e-Invoicing-Landschaft, die allgemeine Verbreitung des Austauschs ermöglichen.

Zum Beispiel:

• die Definition eines gemeinsamen, einheitlichen Formats, das eine Verständigung der verschiedenen Branchen ermöglicht;

• die Erarbeitung von Rahmenabkommen, die die Rechtssicherheit des Austauschs gewährleisten;

• die Schaffung eines Kooperationsmodells, das Betreiber, Nutzer und Regulierungsbehörden zusammenführt.

Entdecken Sie hier alle konkreten Maßnahmen, die von PEPPOL umgesetzt wurden.

Wer finanziert Peppol?

Die Umsetzung des PEPPOL-Rahmens stellt eine finanzielle Anstrengung aller beteiligten Akteure dar. Letztere sind verpflichtet, ein Aktivitätenprogramm zu definieren und auszuführen.

Wer finanziert die Ausführung dieser Programme?

• Die Beteiligten selbst, da sie letztendlich von erheblichen Effizienzsteigerungen profitieren, was ihre Investitionen rechtfertigt.

• Dienstleister übernehmen operative Aufgaben durch kommerzielle Angebote. Sie geben dann die Kosten an ihre Kunden weiter.

• Behörden (häufig öffentliche Dienste) verfügen über Haushaltsmittel, die ihnen die Finanzierung ihrer Aktivitätenprogramme ermöglichen. Es handelt sich dabei um öffentliche Mittel, d.h. einen Beitrag von Unternehmern und Verbrauchern, die von den Vorteilen von e-Invoicing profitieren.

Die Aufgabe des Koordinators von openPeppol schließlich wird durch Beiträge der Mitglieder finanziert. 

Peppol heute

Die Peppol-Rahmenrichtlinien werden von Hunderttausenden öffentlichen und privaten Unternehmen in 32 Ländern und von mehr als 300 Lösungsanbietern in 22 Ländern umgesetzt.

In Belgien spielt Peppol eine führende Rolle im Rahmen der Strategie der öffentlichen Hand zugunsten von e-Invoicing. Zuständig für Peppol ist BOSA DT. Ein nationales Register der Empfänger wurde eingerichtet. 10.000 belgische Unternehmen erhalten elektronische Rechnungen und es gibt etwa 30 Dienstleister. Die Initiativen Mercurius und Hermes, die der Beschleunigung der Einführung von e-Invoicing dienen, decken sich vollkommen mit diesem Rahmen. 

Die iVoG belgischen Rechts openPEPPOL übernimmt seit 2012 die Rolle des Koordinators von Peppol: Sie wacht insbesondere darüber, dass die allgemeinen Standards allen zur Verfügung stehen, aktualisiert werden und ohne Unklarheiten umgesetzt werden können.

Mehr erfahren Sie auf der offiziellen Website von PEPPOL.