Wie bereiten Sie sich auf die elektronische Rechnungsstellung vor?

Neben einer rechtlichen Verpflichtung stellt die Nutzung der elektronischen Rechnungsstellung eine wertvolle Chance dar, denn sie steigert die Effizienz und Unternehmer und Mitarbeiter können sich somit mehr auf wertvolle Arbeit konzentrieren.  

Wie bereiten Sie sich nun darauf vor? 

Das hängt von Ihrer aktuellen Situation ab: wie Sie heute fakturieren und welche Software Sie dafür verwenden. 

Folgende Situationen sind möglich: 

• Ich verwende ein externes Rechnungsprogramm.  
• Ich verwende ein ERP-System.  
• Ich erstelle meine Rechnungen in Word/Excel.  
• Ein externer Buchprüfer erstellt meine Rechnungen.  

1. Ich verwende ein externes Rechnungsprogramm.  

In Zusammenarbeit mit AGORIA (Technologieunternehmen) wird derzeit eine Liste der bereits verfügbaren konformen Softwarelösungen erstellt. Sobald die Liste verfügbar ist, finden Sie sie auf unserer Website. 

Ist Ihre aktuelle Software nicht auf der Liste? Seien Sie nicht beunruhigt. Es arbeiten viele Anbieter noch an entsprechenden Lösungen. Die Liste wird also in den nächsten Monaten sicherlich noch wachsen.  

Sie können sich auch bei Ihrem Softwareanbieter erkundigen, ob das Tool, das Sie derzeit verwenden, bereits in der Lage ist, elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen (Peppol), oder ob geplant ist, dies zu ermöglichen. Ihr Softwareanbieter kann einen Antrag auf Veröffentlichung stellen.  

Softwareanbieter, die ihre Software an das Peppol-Netzwerk anschließen möchten, können sich an einen zertifizierten Dienstleistungserbringer wenden oder auch in Erwägung ziehen, selbst ein solcher Dienstleistungserbringer zu werden.  

Sobald Ihre Software es Ihnen ermöglicht, strukturierte elektronische Rechnungen über Peppol zu senden und zu empfangen, sind Sie bereit, das Volumen der strukturierten elektronischen Rechnungen zu erhöhen: 

• Ausgehende Rechnungen:  
  • Stellen Sie sicher, dass die Software die „Peppol-first“-Strategie anwendet. Dies bedeutet konkret, dass das System automatisch den Versand über Peppol bevorzugt, wenn Ihr Handelspartner mit Peppol verbunden ist.  
  • Wenn Ihr Kunde noch nicht mit Peppol verbunden ist, können Sie sich erkundigen, ob er dazu bereit ist. Ab dem 01.01.2026 ist der Kunde in Belgien gesetzlich dazu verpflichtet, vor diesem Datum kann er dies freiwillig tun.  
• Eingehende Rechnungen:  
  • Ihre Registrierung im Peppol-Netzwerk signalisiert Ihren Handelspartnern, dass Sie Peppol für den Empfang von Rechnungen bevorzugen. Wenn der Anbieter die „Peppol-first“-Strategie anwendet, werden Sie die Rechnung automatisch über Peppol erhalten. 
  • Wenn Ihr Anbieter noch nicht mit Peppol arbeitet, können Sie sich bei Ihrem Handelspartner erkundigen, ob dies möglich ist. Ab dem 01.01.2026 ist auch Ihr Anbieter in Belgien gesetzlich dazu verpflichtet, vorher kann er dies freiwillig tun.  
• Internationale Rechnungen:  
  • Für die internationale Rechnungsstellung, ob innerhalb oder außerhalb der EU, ändert sich nichts. Dafür ist nämlich eine politische Entscheidung auf internationaler Ebene erforderlich.  
  • Diese Verhandlungen finden derzeit auf EU-Ebene statt, sodass die Möglichkeit besteht, dass die elektronische Rechnungsstellung auch für Rechnungen innerhalb der EU verpflichtend wird.  
  • Peppol bietet in einem internationalen Kontext vor allem die Möglichkeit, eine elektronische Rechnung auf eine sicherere Art und Weise auszutauschen, die zudem eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Eine Rechnung im PDF-Format, die per E-Mail ausgetauscht wird, ist nicht für eine automatische Verarbeitung vorgesehen und verursacht versteckte Kosten in Sachen Sicherheit und Verarbeitung, die ebenfalls berücksichtigt werden müssen. 
  • Die Verwendung von Peppol ist möglich, wenn sich beide Parteien freiwillig dafür entscheiden. Wenn Sie mit dem Peppol-Netzwerk verbunden sind, können Sie auch Rechnungen an Unternehmen außerhalb Belgiens senden, die mit dem Netzwerk verbunden sind, und umgekehrt können Sie auch Rechnungen von ausländischen Lieferern über das Peppol-Netzwerk empfangen, wenn sie diese Möglichkeit anbieten.  
  • Die Registrierung im Peppol-Netzwerk gilt als Zustimmung für den Empfang strukturierter elektronischer Rechnungen (zumindest im Peppol-BIS-Format). So können Sie selbst überprüfen, welche Ihrer Kunden, auch international, bereit sind, strukturierte elektronische Rechnungen auf sichere Weise zu empfangen. 
• Zur Erinnerung: B2C Rechnungsstellung:  
  • Die Verpflichtung zur Ausstellung strukturierter elektronischer Rechnungen gilt nicht für Lieferungen von Gütern oder Dienstleistungen an Privatpersonen für deren privaten Gebrauch („B2C“ oder „Business-to-Consumer“).  
  • In der Regel stellen Sie die Rechnung auf Papier aus, es sei denn, der Privatkunde stimmt der elektronischen Rechnungsstellung zu (einschließlich Format und Versandart).  

2. Ich verwende ein ERP-System.  

In Zusammenarbeit mit AGORIA (Technologieunternehmen) wird derzeit eine Liste der bereits verfügbaren konformen Softwarelösungen erstellt. Sobald die Liste verfügbar ist, finden Sie sie auf unserer Website. 

Ist Ihre aktuelle Software nicht auf der Liste? Seien Sie nicht beunruhigt. Es arbeiten viele Anbieter noch an entsprechenden Lösungen. Die Liste wird also in den nächsten Monaten sicherlich noch wachsen.  

Sie können sich auch bei Ihrem Softwareanbieter erkundigen, ob das Tool, das Sie derzeit verwenden, bereits in der Lage ist, elektronische Rechnungen zu versenden und zu empfangen (Peppol), oder ob es geplant ist, dies zu ermöglichen. Ihr Softwareanbieter kann einen Antrag auf Veröffentlichung stellen.  

Softwareanbieter, die ihre Software mit dem Peppol-Netzwerk verbinden möchten, können sich an einen zertifizierten Dienstleistungserbringer wenden. 

Sobald Ihre Software es Ihnen ermöglicht, strukturierte elektronische Rechnungen über Peppol zu senden und zu empfangen, sind Sie bereit, das Volumen der strukturierten elektronischen Rechnungen zu erhöhen: 

• Ausgehende Rechnungen:  
  • Stellen Sie sicher, dass die Software die „Peppol-first“-Strategie anwendet. Dies bedeutet konkret, dass das System automatisch den Versand über Peppol bevorzugt, wenn Ihr Handelspartner mit Peppol verbunden ist.  
  • Wenn Ihr Kunde noch nicht mit Peppol verbunden ist, können Sie sich erkundigen, ob er dazu bereit ist. Ab dem 01.01.2026 ist der Kunde in Belgien gesetzlich dazu verpflichtet, vor diesem Datum kann er dies freiwillig tun. 
• Eingehende Rechnungen:  
  • Ihre Registrierung im Peppol-Netzwerk signalisiert Ihren Handelspartnern, dass Sie Peppol für den Empfang von Rechnungen bevorzugen. Wenn der Anbieter die „Peppol-first“-Strategie anwendet, werden Sie die Rechnung automatisch über Peppol erhalten. 
  • Wenn Ihr Anbieter noch nicht mit Peppol arbeitet, können Sie sich bei Ihrem Handelspartner erkundigen, ob dies möglich ist. Ab dem 01.01.2026 ist auch Ihr Anbieter in Belgien gesetzlich dazu verpflichtet, vorher kann er dies freiwillig tun.  
• Internationale Rechnungen:  
  • Für die internationale Rechnungsstellung, ob innerhalb oder außerhalb der EU, ändert sich nichts. Dafür ist nämlich eine politische Entscheidung auf internationaler Ebene erforderlich.  
  • Diese Verhandlungen finden derzeit auf EU-Ebene statt, sodass die Möglichkeit besteht, dass die elektronische Rechnungsstellung auch für Rechnungen innerhalb der EU verpflichtend wird.  
  • Peppol bietet in einem internationalen Kontext vor allem die Möglichkeit, eine elektronische Rechnung auf eine sicherere Art und Weise auszutauschen, die zudem eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Eine Rechnung im PDF-Format, die per E-Mail ausgetauscht wird, ist nicht für eine automatische Verarbeitung vorgesehen und verursacht versteckte Kosten im Bereich der Sicherheit und der Verarbeitung, die ebenfalls berücksichtigt werden müssen. 
  • Die Verwendung von Peppol ist möglich, wenn sich beide Parteien freiwillig dafür entscheiden. Wenn Sie mit dem Peppol-Netzwerk verbunden sind, können Sie auch Rechnungen an Unternehmen außerhalb Belgiens senden, die mit dem Netzwerk verbunden sind, und umgekehrt können Sie auch Rechnungen von ausländischen Lieferern über das Peppol-Netzwerk empfangen, wenn sie diese Möglichkeit anbieten.  
  • Die Registrierung im Peppol-Netzwerk gilt als Zustimmung für den Empfang strukturierter elektronischer Rechnungen (zumindest im Peppol-BIS-Format). So können Sie selbst überprüfen, welche Ihrer Kunden, auch international, bereit sind, strukturierte elektronische Rechnungen auf sichere Weise zu empfangen. 
• Zur Erinnerung: B2C Rechnungsstellung:  
  • Die Verpflichtung zur Ausstellung strukturierter elektronischer Rechnungen gilt nicht für Lieferungen von Gütern oder Dienstleistungen an Privatpersonen für deren privaten Gebrauch („B2C“ oder „Business-to-Consumer“).  
  • In der Regel stellen Sie die Rechnung auf Papier aus, es sei denn, der Privatkunde stimmt der elektronischen Rechnungsstellung zu (einschließlich Format und Versandart).  

3. Ich erstelle meine Rechnungen in Word/Excel.  

Sie benötigen eine Software, die für den Betrieb über das Peppol-Netzwerk konzipiert ist. In den letzten Jahren sind viele Lösungen auf dem Markt erschienen, die sich vor allem an Unternehmen mit einem geringen Rechnungsvolumen richten. Ob Sie nun viele oder wenige ausgehende oder eingehende Rechnungen haben: Es gibt für jedes Unternehmen eine passende Lösung. 

Es sind mindestens folgende Schritte durchzuführen: 

• Bedürfnisanalyse 
• Wahl einer geeigneten Anwendung 
• Implementierung der Anwendung 

Diese Schritte werden im Folgenden näher erläutert: 

A. Bedürfnisanalyse 

In einem ersten Schritt müssen Sie sich überlegen, wie weit Sie bei der Digitalisierung Ihres Unternehmens gehen wollen. 

• Wollen Sie sich auf die gesetzliche Verpflichtung beschränken und sich für eine Basislösung entscheiden?  
• Oder wollen Sie neben dem Rechnungsstellungsprozess auch andere Prozesse einbeziehen? Denken Sie zum Beispiel an den Bestellprozess, den Zahlungsprozess, den Buchhaltungsprozess usw. 

All diese Überlegungen helfen Ihnen dabei, die Anwendung zu finden, die für Sie am besten geeignet ist. 

Einige Funktionen verfügbarer Anwendungen gehen über die gesetzliche Verpflichtung hinaus, können sich aber bezahlt machen, wenn man den aktuellen Kostenpreis für diese Tätigkeiten berücksichtigt. Sie gehen über den Rechnungsstellungsprozess hinaus, beziehen sich aber auf andere Prozesse. Beispiele hierfür sind: 

• automatische Zahlungserinnerungen, wenn Rechnungen unbezahlt bleiben 
• automatische Rechnungsstellung nach einer bestimmten Periodizität 
• Erstellung und Weiterverfolgung von Angeboten  
• Erstellung und Weiterverfolgung von Bestellscheinen 
• Erstellung und Weiterverfolgung von Lieferscheinen 
• Buchungsvorschlag  
• Integration in die Buchhaltung 
• usw. 

Es ist also wichtig, zu ermitteln, welche Bedürfnisse Sie haben, was Sie bezahlen wollen und was Sie vielleicht weiterhin manuell erledigen wollen. Natürlich können Sie auch hier in Phasen arbeiten. 

   Beachten Sie dabei die folgenden Punkte: 

• Es ist ratsam, die Rechnung strukturiert zu erstellen. Wenn Sie weiterhin mit PDF-Dateien arbeiten, die über OCR („Optical Character Recognition“) in eine strukturierte Datei umgewandelt werden, geht ein Großteil der Vorteile verloren. OCR ist nach wie vor ein fehleranfälliger Prozess. Eine PDF-Datei ist als visuelle Wiedergabe für einen Menschen gedacht, nicht für die automatische Verarbeitung durch eine Software. 
• Prüfen Sie, wie die Integration in die Buchhaltung verläuft. Dies kann automatisch in der Software erfolgen, eine einmalige Verknüpfung erfordern oder eine manuelle Handlung erfordern. 
• Denken Sie auch bewusst über Ihre Archivierungspolitik nach. Die Vorschriften hierzu ändern sich nicht, die neue Verpflichtung bietet vor allem die Möglichkeit, die Archivierung zu optimieren. 

B. Wahl einer geeigneten Anwendung 

In Zusammenarbeit mit AGORIA (Technologieunternehmen) wird derzeit eine Liste der bereits verfügbaren konformen Softwarelösungen erstellt. Sobald die Liste verfügbar ist, finden Sie sie auf unserer Website.  

Wir stellen diese Liste als Dienstleistung zur Verfügung, um Endnutzern zu helfen, die am besten geeignete Lösung zu finden, und als Anreiz für den IT-Sektor. Die öffentliche Behörde empfiehlt keine spezifischen Produkte oder Softwareanbieter. Die Aufnahme in die Liste beinhaltet keine inhaltliche oder qualitative Bewertung oder Zertifizierung seitens der öffentlichen Behörde. 

Bitte beachten Sie die üblichen Vorsichtsmaßnahmen, wenn Sie wie gewohnt im Internet surfen.  

Lassen Sie sich auch nicht von einigen Vorurteilen täuschen:  

• Die elektronische Rechnungsstellung muss nicht teuer sein. Aus einer Marktanalyse geht hervor, dass es viele erschwingliche Lösungen für Kleinunternehmen gibt.  
• Die elektronische Rechnungsstellung ist nicht komplizierter als z. B. Online-Banking. Es gibt genügend benutzerfreundliche Tools auf dem Markt.  
• Die elektronische Rechnungsstellung ist nicht unsicher. Im Gegenteil: Gerade um die Sicherheit zu gewährleisten, schreiben wir die Nutzung von Peppol vor. Die Nutzung des Peppol-Netzwerkes bietet Garantien für die sichere Übermittlung und Vertraulichkeit der Daten.  
  • Der Zugang zum Netzwerk erfolgt über zertifizierte Dienstleistungserbringer. Sie können dies mit einem Telekommunikationsnetz vergleichen. Die Verwendung von E-Mails als Kanal hingegen ist zwar sehr flexibel, aber auch sehr anfällig für Rechnungsbetrug und Internetkriminalität (Phishing, Malware, Ransomware usw.). Außerdem ist die Vertraulichkeit der Daten bei der Nutzung von kostenlosen E-Mail-Anbietern auch nicht immer gewährleistet. 
  • Darüber hinaus ist jeder zertifizierte Dienstleistungserbringer vertraglich an Regeln zur Vertraulichkeit und zum Datenschutz gebunden. 

Eine vollständige Übersicht über die Vorurteile finden Sie in dem Artikel „Fünf Irrtümer über das E-Invoicing“. 

C. Implementierung der Anwendung 

Sobald Ihre Software es Ihnen ermöglicht, strukturierte elektronische Rechnungen über Peppol zu senden und zu empfangen, sind Sie bereit, das Volumen der strukturierten elektronischen Rechnungen zu erhöhen: 

• Ausgehende Rechnungen:  
  • Stellen Sie sicher, dass die Software die „Peppol-first“-Strategie anwendet. Dies bedeutet konkret, dass das System automatisch den Versand über Peppol bevorzugt, wenn Ihr Handelspartner mit Peppol verbunden ist.  
  • Wenn Ihr Kunde noch nicht mit Peppol verbunden ist, können Sie sich erkundigen, ob er dazu bereit ist. Ab dem 01.01.2026 ist der Kunde in Belgien gesetzlich dazu verpflichtet, vor diesem Datum kann er dies freiwillig tun.  
• Eingehende Rechnungen:  
  • Ihre Registrierung im Peppol-Netzwerk signalisiert Ihren Handelspartnern, dass Sie Peppol für den Empfang von Rechnungen bevorzugen. Wenn der Anbieter die „Peppol-first“-Strategie anwendet, werden Sie die Rechnung automatisch über Peppol erhalten. 
  • Wenn Ihr Anbieter noch nicht mit Peppol arbeitet, können Sie sich bei Ihrem Handelspartner erkundigen, ob dies möglich ist. Ab dem 01.01.2026 ist auch Ihr Anbieter in Belgien gesetzlich dazu verpflichtet, vorher kann er dies freiwillig tun.  
• Internationale Rechnungen:  
  • Für die internationale Rechnungsstellung, ob innerhalb oder außerhalb der EU, ändert sich nichts. Dafür ist nämlich eine politische Entscheidung auf internationaler Ebene erforderlich.  
  • Diese Verhandlungen finden derzeit auf EU-Ebene statt, sodass die Möglichkeit besteht, dass die elektronische Rechnungsstellung auch für Rechnungen innerhalb der EU verpflichtend wird.  
  • Peppol bietet in einem internationalen Kontext vor allem die Möglichkeit, eine elektronische Rechnung auf eine sicherere Art und Weise auszutauschen, die zudem eine automatische Verarbeitung ermöglicht. Eine Rechnung im PDF-Format, die per E-Mail ausgetauscht wird, ist nicht für eine automatische Verarbeitung vorgesehen und verursacht versteckte Kosten im Bereich der Sicherheit und der Verarbeitung, die ebenfalls berücksichtigt werden müssen. 
  • Die Verwendung von Peppol ist möglich, wenn sich beide Parteien freiwillig dafür entscheiden. Wenn Sie mit dem Peppol-Netzwerk verbunden sind, können Sie auch Rechnungen an Unternehmen außerhalb Belgiens senden, die mit dem Netzwerk verbunden sind, und umgekehrt können Sie auch Rechnungen von ausländischen Lieferern über das Peppol-Netzwerk empfangen, wenn sie diese Möglichkeit anbieten.  
  • Die Registrierung im Peppol-Netzwerk gilt als Zustimmung für den Empfang strukturierter elektronischer Rechnungen (zumindest im Peppol-BIS-Format). So können Sie selbst überprüfen, welche Ihrer Kunden, auch international, bereit sind, strukturierte elektronische Rechnungen auf sichere Weise zu empfangen. 
• Zur Erinnerung: B2C Rechnungsstellung:  
  • Die Verpflichtung zur Ausstellung strukturierter elektronischer Rechnungen gilt nicht für Lieferungen von Gütern oder Dienstleistungen an Privatpersonen für deren privaten Gebrauch („B2C“ oder „Business-to-Consumer“).  
  • In der Regel stellen Sie die Rechnung auf Papier aus, es sei denn, der Privatkunde stimmt der elektronischen Rechnungsstellung zu (einschließlich Format und Versandart).  

4. Ein externer Buchprüfer erstellt meine Rechnungen.  

Wenn Sie Ihre Rechnungen von einem Buchhalter erstellen lassen, sollten Sie mit ihm besprechen, welche Anwendung für Ihre Situation am besten geeignet ist. Wenn Sie sich auf dieses Gespräch vorbereiten möchten, können Sie die Schritte unter „3. Ich erstelle meine Rechnungen in Word/Excel“ durchgehen.