Bei der elektronischen Rechnungsstellung wird die Rechnung zwischen zwei Anwendungen ausgetauscht.
In der MwSt.-Gesetzgebung werden zwei Arten von elektronischen Rechnungen anerkannt, die denselben rechtlichen Wert haben wie eine Papierrechnung:
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die „gewöhnliche“ elektronische Rechnung. Es handelt sich zum Beispiel um eine Rechnung im PDF-Format, deren Struktur und Layout frei wählbar ist, solange die Pflichtangaben angegeben sind.
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die strukturierte elektronische Rechnung. Diese wird ab dem 1. Januar 2026 für alle Umsätze zwischen zwei belgischen MwSt.-Pflichtigen (B2B) verpflichtend sein.
Angesichts dieser gesetzlichen Verpflichtung beschränken wir uns im Folgenden auf die zweite Form, die strukturierte elektronische Rechnung: die elektronische Rechnungsstellung in einem Format, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht.
Die Versendung einer Rechnung im PDF-Format per E-Mail gilt nicht als elektronische Rechnungsstellung (im engeren Sinne), auch wenn sie elektronisch erfolgt. Dieses unstrukturierte Format kann nämlich vom Kunden nicht automatisch verarbeitet werden.
Eine PDF-Datei ist eine für den Menschen lesbare Datei, die formatierten Text und Logos enthält. Mithilfe der optischen Zeichenerkennung (OCR, Optical Character Recognition) kann die Verarbeitung von PDF-Dateien zwar automatisiert werden, aber es bleibt ein fehleranfälliger Prozess.
Für eine automatisierte Verarbeitung von Rechnungen müssen die Datenverarbeitungssysteme auf der Seite der Lieferer und der Kunden dieselbe Sprache verwenden. Deshalb hat Europa einen Rahmen entwickelt, nämlich Peppol, der den Austausch von Rechnungen innerhalb der Europäischen Union erheblich vereinfacht. Dabei wird ein Standardformat für strukturierte Rechnungen verwendet, das in der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung definiert ist. Diese beiden Elemente ergänzen sich perfekt und ermöglichen die elektronische Rechnungsstellung in großem Umfang.
Das am häufigsten verwendete Dateiformat, das auch in Belgien obligatorisch wird, ist UBL.
Was ist UBL?
UBL steht für „Universal Business Language“ und ist eine standardisierte Sprache für den elektronischen Austausch von Dokumenten, z. B. Bestellscheine und Rechnungen. Eine UBL-Datei ist ein XML-Dokument, das alle Informationen enthält, die normalerweise in einer Rechnung im PDF-Format enthalten sind, jedoch in einem strukturierten und festen Format.
Mit einem Tool, das UBL unterstützt, können Sie diese Dokumente importieren. Dadurch werden alle Rechnungsinformationen wie Betrag, Datum und MwSt.-Sätze automatisch und korrekt geladen. Dank UBL müssen Sie Bestellscheine und Rechnungen nie wieder manuell eingeben!
Was ist das Peppol-Netzwerk und das Format „Peppol-BIS“?
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Peppol-Netzwerk = sicheres Netzwerk, über das strukturierte Informationen (z. B. Rechnungen, Gutschriften usw.) übermittelt werden. Dieses Netzwerk wird für die elektronische Rechnungsstellung verwendet.
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Peppol-BIS (Format): (Peppol Business Interoperability Specification) ist ein Format, das auf der UBL-Standardsprache basiert und für die Übermittlung strukturierter Daten (in XML-Dateien – siehe UBL) über das Peppol-Netzwerk verwendet wird. Peppol-BIS entspricht zudem der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN16931).
Wie funktioniert das genau?
In einem XML-Dokument werden alle strukturierten Textelemente mit Labels in Form eines XML-Erkennungs-Tags gekennzeichnet. Diese Codierung ermöglicht es Computerprogrammen, schnell zu erkennen, worum es sich bei den einzelnen Elementen einer Rechnung handelt, und diese dann korrekt zu entschlüsseln. Durch die Unterteilung einer Rechnung (oder eines anderen elektronischen Dokuments) in XML-Elemente gemäß dem UBL-Protokoll kann Ihr Computer dieses Dokument problemlos verarbeiten.
