Die Vorschriften für die Archivierung ändern sich nicht. Die neue Verpflichtung bietet vor allem die Möglichkeit, die Archivierung zu optimieren. Es ist daher ratsam, bewusst über Ihre Archivierungspolitik nachzudenken.
Kann ich eine elektronische Rechnung auf Papier archivieren?
Rein juristisch gesehen: ja. Zu empfehlen ist dies aber nicht, da dadurch viele der Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung zunichtegemacht.
Wie lange muss ich meine Rechnungen aufbewahren?
Es gibt diesbezüglich keinen Unterschied zu den Papierrechnungen.
Für den FÖD Finanzen müssen Sie alle Rechnungen und Kopien von Rechnungen während eines Zeitraums von zehn Jahren ab dem 1. Januar des Jahres, das auf das Ausstellungsdatum folgt, aufbewahren.
Wenn sowohl Papierrechnungen als auch elektronische Rechnungen eingehen, ist es dann möglich, alles in einem einzigen Format zu archivieren?
Ja. Als Unternehmen sparen Sie mehr, wenn Sie alle Ihre Rechnungen elektronisch speichern, sowohl die eingehenden Rechnungen als auch die Kopien der ausgehenden Rechnungen. Papierrechnungen können Sie ganz einfach konform scannen.
Darf eine elektronische Rechnung in Papierform archiviert werden?
Ja.
Darf eine Papierrechnung elektronisch archiviert werden?
Ja.
Ist die Archivierung per „Cloud Computing“ erlaubt?
Ja, wenn Sie die gesetzlichen Verpflichtungen einhalten.
Wie muss ich meine elektronischen Rechnungen aufbewahren?
Sie können die Rechnungen auf Papier oder elektronisch aufbewahren, ungeachtet des ursprünglichen Formats. Die Aufbewahrungsart muss es jedoch ermöglichen, die Echtheit der Herkunft und die Unversehrtheit des Inhalts dieser Rechnungen zu gewährleisten. Dies bedeutet, dass Sie eine mögliche Manipulation der Rechnungen verhindern müssen. Außerdem müssen Sie die Unabänderlichkeit der Rechnungen ab Ausstellung und Erhalt bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist gewährleisten.
Die Form oder das Format der Rechnungen dürfen sich ändern, aber nur, wenn die Echtheit und die Unversehrtheit gewährleistet bleiben. Sie können frei entscheiden, wie Sie dies gewährleisten.
Wie kann ich die Lesbarkeit, Echtheit und Unversehrtheit von elektronischen Rechnungen angesichts der schnellen Veralterung von IT-Lösungen gewährleisten?
Da sich die Geschäftspraktiken während des Zeitraums, in dem diese drei Bedingungen gewährleistet werden müssen – von der Ausstellung der Rechnung bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist – ändern können, kann sich auch die Art und Weise, wie der Steuerpflichtige diese Bedingungen erfüllt, ändern.
Wenn sich der Steuerpflichtige dafür entscheidet, seine Rechnungen in einer anderen Form oder einem anderen Format als der ursprünglichen Form oder dem ursprünglichen Format aufzubewahren, muss er sicherstellen, dass er die Anforderungen in Bezug auf die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit der Rechnung erfüllt. Der Steuerpflichtige legt selbst fest, wie er dieser Verpflichtung nachkommen möchte.
Muss die Wahl der Art der Archivierung der Rechnungen vorher vom FÖD Finanzen genehmigt werden?
Nein, Sie benötigen keine vorherige Genehmigung des FÖD Finanzen. Dieser wird sich auch nicht zur Wahl oder zur Genehmigung eines bestimmten Archivierungssystems äußern.
Wo muss ich meine Rechnungen aufbewahren?
Für Mehrwertsteuerzwecke können Sie den Aufbewahrungsort der Rechnungen frei wählen, sofern Sie die Rechnungen dem FÖD Finanzen auf dessen Ersuchen hin unverzüglich übermitteln können. Ein in Belgien ansässiger Steuerpflichtiger muss seine Rechnungen jedoch in Belgien aufbewahren, es sei denn, er bewahrt sie elektronisch auf und gewährleistet dabei einen vollständigen Online-Zugriff auf diese Rechnungen in Belgien.
Dies ist auch der Fall, wenn die Steuer auf diese Umsätze in Belgien geschuldet wird, unabhängig davon, wo der Steuerpflichtige ansässig ist.
Darf ich für meine Archivierung die Dienste eines vertrauenswürdigen Dritten (Service Provider) in Anspruch nehmen?
Ja.
Was muss ich tun, wenn der Dritte (z. B. im Falle einer zentralisierten Archivierung innerhalb einer Gruppe) nicht in der Lage ist, die im belgischen Recht vorgesehenen gesetzlichen Verpflichtungen in Bezug auf die Archivierung zu erfüllen?
Wenn der Dritte nicht in der Lage ist, Ihre gesetzlichen Verpflichtungen (z. B. in Bezug auf die Aufbewahrungsdauer der Archive) zu erfüllen, liegt es an Ihnen, selbst eine alternative Lösung oder einen anderen Dienstleistungserbringer zu finden.
Welche Folgen hat ein IT-Problem? Wie kann ich mich schützen?
Die Folgen sind die gleichen wie bei der Zerstörung von Papierarchiven (z. B. durch Feuer). Daher sollte ein Back-up (z. B. eine einfache Sicherungskopie) vorgesehen werden.
Der FÖD Finanzen ist der Ansicht, dass der Steuerpflichtige für einen Abzug der MwSt. nachweisen muss, dass es sich bei der Rechnung um eine Originalrechnung handelt. Was droht bei Nichteinhaltung?
Wie bei der Papierrechnung kann der FÖD Finanzen das Recht auf Abzug der MwSt. verweigern, wenn nicht nachgewiesen werden kann, dass die Echtheit und Unversehrtheit der Rechnung gewährleistet ist. Außerdem kann sowohl dem Kunden als auch dem Lieferer/Dienstleistungserbringer eine administrative Geldbuße auferlegt werden.
Welche Verpflichtungen habe ich im Falle einer Steuerprüfung?
Wenn ein Steuerpflichtiger Rechnungen und Kopien von Rechnungen in einem elektronischen Format aufbewahrt, das einen Online-Zugriff gewährleistet, hat der FÖD Finanzen das Recht, auf diese Rechnungen zuzugreifen, sie herunterzuladen und zu verwenden.
Zudem kann der FÖD Finanzen den Steuerpflichtigen auch auffordern:
- ihm die auf elektronischen Datenträgern gespeicherten Daten in einer lesbaren und verständlichen Form bereitzustellen,
- in Anwesenheit seiner Bediensteten und auf deren Material Kopien in dem von ihnen gewünschten Format von allen oder einem Teil der Daten anzufertigen,
- die für die Überprüfung der korrekten Erhebung der Steuer als notwendig erachteten computergestützten Verarbeitungen durchzuführen.
