Wie senden Sie Ihre E-Rechnung an die Verwaltung?

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Arbeitet Ihr Unternehmen für die öffentliche Hand? Der Königliche Erlass vom 9. März 2022 legt die Modalitäten für diese Entwicklung zur elektronischen Rechnungsstellung im Rahmen des öffentlichen Auftragswesens fest. Sie werden daher früher oder später Ihre Rechnungen im strukturierten elektronischen Format an diese Kunden richten müssen. 

Anhand der folgenden Informationen können Sie diese Anforderung erfüllen und gleichzeitig, wie es viele Unternehmen bereits tun*, von der Möglichkeit profitieren, Ihre Rechnungsstellung zu verbessern und gleichzeitig zur breiten Akzeptanz in Belgien und Europa beizutragen.

Haben Sie bereits ein Fakturierungs-Tool?

Der Versand elektronischer Rechnungen setzt die Verwendung eines IT-Tools voraus: Software für Fakturierung, kaufmännisches Management oder gar ERP auf einem eigenen Computer oder im Rahmen eines gemeinsam genutzten Dienstes (Cloud).

Erfüllt dieses Tool seinen Zweck?

Wenn Sie mit einem Fakturierungs-Tool ausgestattet sind, muss es auch in der Lage sein, eine strukturierte elektronische Rechnung zu versenden, die den für die öffentliche Hand geltenden Standards entspricht. Damit Sie feststellen können, ob das auf Ihr Tool zutrifft, haben die Behörden ein Verfahren eingeführt, das den Anbietern solcher Tools die Möglichkeit bietet, sie in eine Liste von Tools aufzunehmen, mit denen E-Invoicing an Behörden möglich ist.  Konsultieren Sie die Liste dieser Tools auf Französisch oder Niederländisch.

NB: Taucht Ihr Tool nicht auf der Liste auf? Vielleicht ist Ihr IT-Anbieter nicht über das Veröffentlichungsverfahren informiert. Fragen Sie ihn, ob sein Tool den Anforderungen entspricht, und informieren Sie ihn darüber, dass er sein Tool auf dieser Liste veröffentlichen kann.

Wenn ja: Sie können ab heute E-Rechnungen an die öffentlichen Dienste richten...

Seit dem 17. April 2019 müssen alle europäischen Auftraggeber in der Lage sein, eine gemäß der Europäischen Norm strukturierte elektronische Rechnung zu empfangen.

Hinweis: das Mercurius-Portal hilft Ihnen, die Kontrolle über Ihre Rechnungsabläufe zu behalten. Sie können damit den Empfang (für alle Ihre institutionellen Kunden) sicherstellen und die Bearbeitung durch die Kunden verfolgen.

... und an Ihre anderen Firmenkunden!

Versenden Sie auch Rechnungen an private Unternehmen, wissen aber nicht, ob sie für die automatische Bearbeitung elektronischer Rechnungen ausgerüstet sind? Verschwenden Sie Ihre Zeit nicht mit vergeblichen Recherchen, nutzen Sie Hermes! Diese Plattform, die von den Behörden in enger Zusammenarbeit mit der Privatwirtschaft zur Verfügung gestellt wird, gewährleistet die Vermittlung zwischen denjenigen, die bereits E-Rechnungen senden können, und denjenigen, die noch nicht in der Lage sind, sie zu empfangen. Klicken Sie hier, um mehr über Hermes zu erfahren.

Sie haben noch kein geeignetes Tool

In diesem Fall versenden Sie, bis Sie damit ausgestattet sind, Ihre Rechnungen über das Mercurius-Portal. Neben der Weiterleitung und Bearbeitung von E-Rechnungen ermöglicht das Mercurius-Portal auch die manuelle Ausstellung von Rechnungen oder Gutschriften an Behörden, die noch nicht mit der entsprechenden Software ausgestattet sind. 

Hinweis: Je höher der Grad der Ausstattungsquote, desto seltener wird diese Funktion des Portals benötigt. Derzeit haben 56 % der Zulieferer der Verwaltung bereits die für sie richtige Lösung gefunden (vor 5 Jahren waren es nur 25 Prozent), und die restlichen 44 % stellen nur 11 % der Rechnungen aus!

Wir empfehlen daher auch Ihnen dringend, auch ein E-Invoicing-Tool zu erwerben oder das Tool, das Sie derzeit verwenden, zu aktualisieren.

Nützliche Links:

* WICHTIG: Die erste Spalte enthält die Unternehmensnummer des Anbieters. Diese Nummer beginnt mit einer „0“. Damit diese „0“ bei der Verwendung dieser Datei gut sichtbar ist, achten Sie daher darauf, dass Ihr Tool (Tabelle) die erste Spalte als Text und nicht als Zahl betrachtet.

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