So revolutioniert Peppol die elektronische Rechnungsstellung

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Bei dem europäischen Peppol-Rahmen wurde ein pragmatischer Ansatz gewählt: Es geht nicht darum, das Rad neu zu erfinden! Ganz im Gegenteil: Er ergänzt lediglich bestehende Lösungen mit dem absoluten Minimum an Elementen, die für die allgemeine Verbreitung des digitalisierten Austausches notwendig sind.

Wir erklären Ihnen das in diesem Artikel: Peppol ist ein von Europa geschaffener Rahmen zur allgemeinen Verbreitung des öffentlichen elektronischen Beschaffungswesens. 

Um die Hindernisse für die Digitalisierung von geschäftlichen Transaktionen zwischen Behörden und ihren Lieferanten zu entfernen, hat Peppol eine Reihe von Elementen eingeführt ...

... das Format eines gemeinsamen Nenners

Dieses Format des gemeinsamen Nenners ist für die elektronische Rechnungsstellung, was das „global English“ für die Handelsbeziehungen ist: Eine gemeinsame Sprache, die den Austausch zwischen Gesprächspartnern erleichtert, die nicht die gleiche Sprache sprechen.

Alle Studien bestätigen dies: Die Verwendung eines strukturierten Rechnungsformats, das für jede Branche oder Austauschgruppe spezifisch ist, ist ein wesentliches Hindernis für die Verbreitung des e-invoicing. Diese Situation zwingt die schwächsten (und zahlreichsten) Unternehmen, sich auf mehreren Plattformen (denen ihrer starken Handelspartner) zu registrieren und teure Formatkonvertierungssysteme zu entwickeln.

Dank des gemeinsamen Nenners passen Unternehmen ihre Programme nur einmalig an. Die Gesamtkosten sind viel niedriger, und selbst große Unternehmen profitieren erheblich davon! 

Das bedeutet jedoch nicht, dass die anderen Formate verboten sind: Jedes Unternehmen kann das/die Format(e) seiner Wahl frei verwenden, kann es aber nicht mehr anderen aufzwingen. Im Peppol-Rahmen ermöglicht ein Verzeichnis jeder Rechnungsstellungssoftware, die Liste der Formate einzusehen, die jeder Ansprechpartner empfangen und verarbeiten kann. Dieses Prinzip wird genauer auf der Website peppol.eu beschrieben.

Seit 2018 spielt die  europäische Norm die Rolle eines Formats des gemeinsamen Nenners (siehe Richtlinie 2014/55).

... Zugangspunkte

Auch die Vielzahl der Austauschplattformen auf dem Markt gefährdet die allgemeine Verbreitung des e-invoicing. Sie zwingt nämlich Unternehmen, die Ansprechpartner in anderen Sektoren erreichen müssen, sich auf mehreren Plattformen zu registrieren. Die technischen und preislichen Bedingungen dieser Plattformen sind unterschiedlich. Somit ist eine Harmonisierung unabdingbar. 

Diese Harmonisierung erfolgt über die Nutzung von Zugangspunkten, die dem Peppol-Standard entsprechen. Diese Zugangspunkte sind Computerprogramme, die als virtuelle Postfächer fungieren. Sie ermöglichen es jedem Unternehmen, Rechnungen unabhängig von den verwendeten Plattformen zu versenden und/oder zu empfangen, sofern sie dem gemeinsamen Standard des Peppol-Zugangspunktes entsprechen. Dank dieser Zugangspunkte können die Beteiligten sicher sein, dass ihre Rechnungen korrekt übermittelt werden. 

Der Peppol-Rahmen vereinheitlicht somit den Austausch, wobei er den Plattformbetreibern und ihren Nutzern großen Spielraum lässt, was die Entwicklung eines ausreichend vielfältigen und vielseitigen Angebots an zusätzlichen Dienstleistungen ermöglicht. Der Austausch ist zwar unerlässlich, aber nur eine Etappe bei der Bearbeitung der Rechnung, und diese Etappen können sehr unterschiedlich und je nach Kontext der Austauschpartner mehr oder weniger zahlreich sein.

Es gibt etwa 300 Peppol Certified Service Providers. Technisch gesehen können alle diese Betreiber diesen Dienst jedem beliebigen Ansprechpartner anbieten. Gewerblich sind etwa dreißig Betreiber auf dem belgischen Markt tätig. Liste der Peppol Certified Service Providers.

... Rahmenvereinbarungen

Dank des Formats des gemeinsamen Nenners und der Zugangspunkte ist der Austausch technisch möglich. Um sicherzustellen, dass er auch, unabhängig von den beteiligten Akteuren, immer rechtlich einwandfrei ist, hat Peppol Rahmenvereinbarungen eingerichtet.

Die Rechtsunsicherheit ist tatsächlich für die meisten Unternehmen ein inakzeptables Risiko. Wie kann man die Rechtsgültigkeit des Austausches sicherstellen, wenn Absender und Empfänger in acht von zehn Fällen unterschiedliche Betreiber einsetzen?

Im Peppol-Rahmen werden die Plattformbetreiber aufgefordert, die gleichen Rahmenvereinbarungen zu unterzeichnen. Diese Vereinbarungen gewährleisten die Rechtssicherheit des Austausches, auch über die Grenzen ihrer eigenen Plattform hinweg.

...  ein Kooperationsmodell

Der Peppol-Rahmen umfasst ein Kooperationsmodell zur Organisation der Zusammenarbeit zwischen den beteiligten Akteuren. Es legt die Rollen und Verantwortlichkeiten sowie die Aufgaben fest, die für den reibungslosen Ablauf des Austausches erforderlich sind.

Neben den Teilnehmern und den Dienstleistungsanbietern (Betreibern) legt dieses Modell zwei spezifische Rollen fest: die Behörden und den Koordinator.

Die Behörden

Dabei handelt es sich in der Regel um öffentliche Dienste. Sie haben folgende Aufgaben:

  • Sicherstellung der ordnungsgemäßen Umsetzung des Peppol-Rahmens unter ihrer „Zuständigkeit“ (Land oder Tätigkeitsbereich);

  • Unterzeichnung der Rahmenvereinbarungen mit den Dienstleistungsanbietern;

  • Sensibilisierung der Beteiligten in ihrer Zuständigkeit;

  • Ergänzung der globalen Standards durch Standards mit lokaler Reichweite.

In Belgien ist BOSA SD seit 2016 Peppol-Behörde.

Der Koordinator

Der Koordinator achtet auf die globalen Standards in Bezug auf das Format (gemeinsamer Nenner), die Infrastruktur (Zugangspunkte) und die Vereinbarungen.

Er stellt sicher, dass diese Standards für alle verfügbar sind, aktualisiert werden und ohne Unklarheiten umgesetzt werden können.

Darüber hinaus unterzeichnet er mit jeder Behörde eine Vereinbarung, was die Kuppel der Konstruktion schafft und die Rechtssicherheit aller Austauschvorgänge im „Netzwerk“ von Peppol gewährleistet.

Seit 2012 wird diese Rolle von OpenPeppol, eine Internationale Vereinigung ohne Gewinnerzielungsabsicht (iVoG), sichergestellt.

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